Gesetzliche Verpflichtung zur Lohnabrechnung

§ 108 GewO, arbeitsvertragliche Nebenpflicht und Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen.

Dass jeder Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung erhält, wirkt selbstverständlich. Rechtlich betrachtet ist diese Selbstverständlichkeit jedoch das Ergebnis mehrerer, ineinandergreifender Pflichten aus Gewerberecht, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht – deren Nichteinhaltung für Arbeitgeber handfeste Konsequenzen haben kann.

Definition

Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung – im professionellen Kontext meist als Entgeltabrechnung bezeichnet – ist die schriftliche oder elektronische Aufstellung, die für einen bestimmten Zeitraum das Bruttoentgelt eines Arbeitnehmers, sämtliche Abzüge sowie den ausgezahlten Nettobetrag ausweist. Sie ist damit die zentrale Dokumentationsgrundlage jedes Beschäftigungsverhältnisses.

Gesetzliche Grundlage

Die zentrale Vorschrift ist § 108 Gewerbeordnung (GewO): Arbeitgeber sind verpflichtet, bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen, aus der sich Zusammensetzung und Höhe des Entgelts sowie Art und Höhe der Abzüge nachvollziehen lassen. „Textform" bedeutet, dass auch eine digitale Bereitstellung – etwa über ein Mitarbeiterportal – zulässig ist, sofern der Arbeitnehmer die Abrechnung tatsächlich abrufen und speichern kann.

Daneben hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Erteilung der Abrechnung als arbeitsvertragliche Nebenpflicht eingeordnet: Sie folgt aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und besteht unabhängig davon, ob im Arbeitsvertrag ausdrücklich etwas dazu geregelt ist.

Über die GewO hinaus verpflichten auch das Einkommensteuerrecht und das Sozialversicherungsrecht zur korrekten Abrechnung: Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer korrekt berechnen und einbehalten sowie die Sozialversicherungsbeiträge ermitteln und abführen – beides setzt eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung voraus.

Praxisrelevanz

In der täglichen Praxis bedeutet dies: Die Entgeltabrechnung ist kein optionaler Service, sondern eine gesetzlich und arbeitsvertraglich verankerte Pflicht bei jeder Entgeltzahlung. Für die Personalabteilung folgt daraus die Notwendigkeit, Abrechnungsprozesse so aufzusetzen, dass Abrechnungen fristgerecht, vollständig und nachvollziehbar bereitgestellt werden – unabhängig davon, ob dies in Papierform oder digital erfolgt.

Zusätzlich verpflichtet das Steuerrecht Arbeitgeber, Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren: Lohnunterlagen sind grundsätzlich mindestens sechs Jahre, steuerlich relevante Unterlagen teilweise zehn Jahre aufzubewahren. Diese Fristen sind bei der Ausgestaltung von Archivierungsprozessen zwingend zu berücksichtigen.

Typische Fehler

• Abrechnungen werden verspätet oder unregelmäßig erstellt, ohne dass ein nachvollziehbarer Prozess dahintersteht
• Digitale Bereitstellung ohne sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich Zugriff hat und die Abrechnung dauerhaft speichern kann
• Aufbewahrungsfristen werden unterschätzt oder Unterlagen vorzeitig gelöscht
• Abrechnungen enthalten nicht alle nach § 108 GewO erforderlichen Angaben zu Zusammensetzung und Abzügen

Checkliste für Arbeitgeber

• Abrechnungsprozess so gestalten, dass bei jeder Entgeltzahlung fristgerecht eine Abrechnung in Textform erstellt wird
• Bei digitaler Bereitstellung sicherstellen, dass Arbeitnehmer dauerhaften Zugriff und Speichermöglichkeit haben
• Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren in der Dokumentenablage sauber abbilden
• Prüfen, ob alle nach § 108 GewO erforderlichen Angaben in der Abrechnung enthalten sind