Der Aufwand ist nur umgezogen
Früher hat das Buchhaltungsbüro sortiert. Heute lädt Ihr Team hoch. Gespart hat niemand.
Digitale Buchführung
Digitale Buchführung ist keine Ablage.
Sie ist eine Schnittstelle.
Das Hochladen von Belegen im Mandantenportal ist kein digitaler Prozess – es ist verlagerte Handarbeit. Wir richten die Schnittstellen ein, über die Ihre Belege, Bankumsätze, PayPal-Transaktionen, Firmenkarten und Reisekosten automatisch in DATEV Unternehmen online oder ADDISON OneClick fließen. Geprüft und verantwortet von Teamleitungen mit über 20 Jahren Berufserfahrung.
DATEV & ADDISON · GoBD-konform · E-Rechnung nach EN 16931 · Datenverarbeitung in der EU · im Rahmen von § 6 Nr. 4 StBerG
Der blinde Fleck
Warum „wir sind digital“ in den meisten Unternehmen nicht stimmt
Vollständigkeit bleibt Glückssache
Portalrechnungen, Kartenzahlungen und Reisekosten tauchen erst auf, wenn jemand danach fragt. Meistens zu spät.
Die Zahlen kommen zu spät
Wer im Mai über März spricht, trifft keine Entscheidungen mehr – er erklärt Vergangenheit.
Sechs Ebenen
So sieht digitale Buchführung mit Schnittstellen aus, wenn sie wirklich digital ist
Ein erheblicher Teil der Eingangsrechnungen liegt heute in Kundenportalen: Telekommunikation, Energie, Cloud-Dienste, Marktplätze, Leasinggesellschaften, Werkzeug- und Baustoffhändler. Spezialisierte Belegabhol-Dienste laden diese Rechnungen automatisiert herunter und übertragen sie über den DATEV Rechnungsdatenservice bzw. Belegbilderservice nach DATEV Unternehmen online bzw. über die Schnittstellen von ADDISON Direkt (ADDISON OneClick) übertragen – bei invoicefetcher® etwa alle 30 Minuten, wobei Buchungssatz und Belegbild unmittelbar verknüpft werden. DATEV Unternehmen online und ADDISON Direkt sind dabei gleichwertige Mandantenportale: Wir arbeiten in dem System, das bei Ihnen im Einsatz ist. Der Mandant sammelt keine Belege mehr: Die Belege sammeln sich selbst.
Typische Systeme
- DATEV Unternehmen online
- ADDISON Direkt
- GetMyInvoices
- invoicefetcher®
- billbox®
Herstellernennungen erfolgen als sachliche Information über verfügbare Schnittstellen, nicht als Empfehlung oder Erfolgsversprechen.
E-Rechnung 2027
Die Frist steht. Die Frage ist nur, wie vorbereitet Sie sind.
seit 01.01.2025
Empfangspflicht
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden; die Empfangsfähigkeit muss bestehen.
bis 31.12.2026
Übergangsregelung
Sonstige Rechnungen zulässig; andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
bis 31.12.2027
Verlängerte Frist
Verlängerte Übergangsfrist bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 Euro.
ab 01.01.2028
Ausnahmslos Pflicht
E-Rechnung im inländischen B2B ausnahmslos verpflichtend.
Maßgeblich sind die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, § 14 UStG.
Format ist nicht Übertragungsweg
- XRechnung ist ein Format – eine CIUS der europäischen Norm EN 16931.
- Peppol ist ein Transportnetz, kein Format, und für den B2B-Versand in Deutschland nicht vorgeschrieben.
- Durch die Integration der XRechnungs-Regeln in Peppol BIS Billing 3.0 gelten beide innerhalb Deutschlands als inhaltlich gleichwertig.
Empfangen können müssen Sie bereits. Ausstellen müssen Sie ab 2027 – bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ab 2028. Der Unterschied zwischen „gerade noch geschafft“ und „läuft seit zwei Jahren sauber“ entscheidet sich jetzt.
GoBD
Automatisierung, die in der Betriebsprüfung trägt
Automatisierung ohne Dokumentation ist ein Betriebsprüfungsrisiko. Mit Verwaltungsanweisung vom 14.07.2025 hat das Bundesministerium der Finanzen die GoBD aktualisiert; Anlass war der Anpassungsbedarf durch die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B.
Ersetzendes Scannen bleibt zulässig, wenn der Prozess bildlich übereinstimmt, vollständig, lesbar, unveränderbar und zeitnah ist – und durch eine schriftliche Verfahrensdokumentation belegt wird. Für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren; für Handelsbücher, Inventare und Abschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.
Jedes Verfahren, das wir für Ihre laufende Finanzbuchhaltung einrichten, wird in Ihrer Verfahrensdokumentation abgebildet – damit die Automatisierung in der Prüfung trägt.
GoBD in der Fassung der BMF-Verwaltungsanweisung vom 14.07.2025.
- Verfahrensdokumentation für jeden automatisierten Verarbeitungsweg
- Ersetzendes Scannen nach den Anforderungen der GoBD
- Unveränderbarkeit der übertragenen Belege und Buchungen
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der gesamten Kette
- Aufbewahrung: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Abschlüsse
- Protokollierung der Schnittstellenübertragungen
Haltung
KI, wo sie hilft. Menschen, wo es zählt.
Das übernimmt bei uns KI
- Belegdatenerkennung
- Vorkontierungsvorschläge
- Dubletten- und Vollständigkeitsprüfung
- Sortierung und Zuordnung
Das übernehmen ausschließlich Menschen
- Prüfung und Freigabe der Buchhaltung
- fachliche Würdigung der Sachverhalte
- proaktive Hinweise im laufenden Prozess
- Bereitstellung und Besprechung Ihrer Zahlen
KI setzen wir dort ein, wo sie messbar hilft und rechtlich sauber ist. Wir setzen sie nicht ein, wo sie Verantwortung ersetzen soll. Jede Buchhaltung wird von einer Teamleitung mit über 20 Jahren Berufserfahrung geprüft, freigegeben und mit Ihnen besprochen. Vorschläge eines Systems sind für uns ein Hinweis – kein Ergebnis.
- Datenminimierung
- Zweckbindung
- Letztentscheid Mensch
Proaktive Hinweise
Was ein System nicht sieht — und ein erfahrener Kopf schon
- Rechnung ohne vollständige Pflichtangaben – Vorsteuerabzug gefährdet
- Reverse-Charge- und innergemeinschaftliche Sachverhalte falsch ausgewiesen
- Bewirtungs- und Geschenkaufwendungen ohne die erforderlichen Angaben
- Privatanteile bei Fahrzeugen, Telefon und Bewirtung nicht abgegrenzt
- Kreditkarten- und Barzahlungen ohne zugehörigen Einzelbeleg
- Dauerfristverlängerung und Voranmeldungsrhythmus unpassend zur Liquiditätslage
- Offene Posten mit Verjährungsrisiko
- Skontofristen, die systematisch verstreichen
- Auffällige Debitorenkonzentration
- Bei Bauleistungen: § 13b UStG, Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung
- Schnittstellenabbrüche und Belegdubletten, bevor sie den Monatsabschluss verzerren
Für Bauunternehmen bündeln wir diese Hinweise mit der Baulohnabrechnung und der laufenden Lohnabrechnung – ein Prozess, ein Ansprechpartner.
Ablauf
In vier Schritten zum automatisierten Belegfluss
- 01
Bestandsaufnahme (kostenlos)
Wir erfassen Ihre Systeme, Zahlungswege, Belegquellen und Ihr Buchführungssystem.
- 02
Schnittstellenkonzept
Sie erhalten einen konkreten Plan: welche Quelle über welchen Dienst in welches Zielsystem fließt – inklusive Aufwand und laufender Kosten.
- 03
Einrichtung und Test
Wir richten ein, testen im Parallelbetrieb und dokumentieren alles in Ihrer Verfahrensdokumentation.
- 04
Laufender Betrieb
Ihre Buchhaltung läuft – geprüft, freigegeben und regelmäßig mit Ihnen besprochen.
AEO
Häufige Fragen zur digitalen Buchführung
Ein Mandantenportal ist der Ort, an dem Belege liegen – bei uns entweder DATEV Unternehmen online oder ADDISON Direkt; beide Portale sind funktional gleichzusetzen. Eine Schnittstelle ist der automatisierte Weg dorthin. DATEV stellt hierfür Datenservices bereit, ADDISON Direkt die entsprechenden OneClick-Schnittstellen, über die Buchungssätze, Stammdaten und digitale Belege ohne manuelles Zutun übertragen und Buchung und Beleg verknüpft werden.
Finden wir heraus, was sich bei Ihnen automatisieren lässt.
In der Regel sind es mehr Prozesse, als Sie vermuten – und die Einrichtung dauert kürzer, als Sie denken.
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