PAYWORX® – Lohnabrechnung und Buchhaltung (eingetragene Wort-Bild-Marke)
Branche · Gastronomie & Systemgastronomie

Lohnabrechnung für Gastronomie und Systemgastronomie

Gastro-Löhne mit strukturierten Zeitdaten, abgestimmten Zuschlägen und persönlicher Betreuung.

Wechselnde Schichten, unterschiedliche Beschäftigungsmodelle und variable Vergütungsbestandteile machen die Lohnabrechnung in der Gastronomie anspruchsvoll. Payworx unterstützt Restaurants, Cafés, Bars, Cateringbetriebe und Unternehmen der Systemgastronomie bei der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Dabei berücksichtigen wir auch vorgelagerte Systeme wie Nesto, E2N und Amadeus / LINA. Die Übernahme Ihrer lohnrelevanten Daten stimmen wir auf die eingesetzten Module, verfügbaren Exportformate und vereinbarten Abrechnungsprozesse ab.

030 / 233 264 400Nesto, E2N und LINA in der Lohnvorbereitung

Wie unterstützt Payworx Gastronomiebetriebe bei der Lohnabrechnung?

Payworx bearbeitet die laufende Lohnabrechnung für Gastronomiebetriebe mit wechselnden Arbeitszeiten und variablen Vergütungsbestandteilen. Daten aus Nesto, E2N und Amadeus / LINA werden nach Abstimmung der verfügbaren Exporte berücksichtigt. Dokumentierte Abläufe ermöglichen eine interne Vertretung; ab 50 Mitarbeitenden wird zusätzlich eine feste Vertretung zugeordnet.

Was bei Gastronomielöhnen berücksichtigt werden muss

Gastronomielöhne verändern sich jeden Monat: Schichten, Zuschläge, Aushilfen und Sachbezüge fließen gleichzeitig ein. Welche Bestandteile im Einzelfall anfallen, hängt vom Arbeitsvertrag und von den anwendbaren tariflichen Regelungen ab.

Vergütung

Stundenlohn, Monatsgehalt und vereinbarte Zulagen; Mehrarbeitsvergütung und gegebenenfalls Mehrarbeitszuschläge.

Zuschläge

Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sowie gegebenenfalls tarifliche Teilschicht- oder andere vereinbarte Zuschläge.

Ausfallzeiten

Urlaubsentgelt, Entgeltfortzahlung und zusätzliches Urlaubsgeld als getrennte Sachverhalte.

Sachbezüge

Verpflegung und gegebenenfalls Unterkunft, bewertet nach den jeweils geltenden Regeln.

Zahlungen

Sonderzahlungen und Prämien sowie Vorschüsse und Abschläge.

Beschäftigungsformen

Minijobs, Teilzeit, Vollzeit, Auszubildende und gegebenenfalls kurzfristige Beschäftigung.

Betriebsstruktur

Saisonale Schwankungen, häufige Ein- und Austritte sowie mehrere Betriebsstätten.

Tarif

Einschlägige tarifliche Regelungen, soweit sie für das konkrete Arbeitsverhältnis gelten.

Fachliche Abgrenzungen in der Gastronomie

Fachliche Abgrenzungen in der Gastronomie-Lohnabrechnung
ThemaWorauf es ankommtQuelle
ZuschlägeSteuerfrei sind SFN-Zuschläge (Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit) nur für tatsächlich geleistete begünstigte Arbeit und bei Erfüllung der weiteren gesetzlichen Voraussetzungen.§ 3b EStG – Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit ↗
TrinkgeldFreiwillige Trinkgelder von Gästen ohne Rechtsanspruch sind von Bedienungszuschlägen und anderen Entgeltbestandteilen abzugrenzen; letztere können steuer- und beitragspflichtig sein.Deutsche Rentenversicherung – Trinkgelder ↗
SachbezügeVerpflegung und Unterkunft werden nach den jeweils einschlägigen, jährlich angepassten Bewertungsregeln berücksichtigt.Deutsche Rentenversicherung – Sachbezüge ↗
SofortmeldungIm Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sind neue Beschäftigte spätestens bei Arbeitsaufnahme zu melden. Neueinstellungen werden daher vorab übermittelt, nicht erst mit den Monatsdaten.Zoll – Anmeldung und Sofortmeldepflicht ↗
TarifEinen einheitlichen Gastro-Tarif für ganz Deutschland gibt es nicht. Tarifbindung und arbeitsvertragliche Bezugnahme werden vor der Abrechnung geklärt.IHK Ostwestfalen – Geltungsbereich der Tarifverträge ↗

Lohnvorbereitung mit Nesto, E2N und Amadeus / LINA

Sie setzen bereits Nesto, E2N oder Amadeus / LINA ein? Payworx berücksichtigt diese vorgelagerten Systeme bei der Bearbeitung Ihrer Gastronomie-Lohnabrechnung. Gemeinsam stimmen wir ab, welche freigegebenen Zeit-, Personal- und Bewegungsdaten in welchem Format für die Abrechnung bereitgestellt werden.

Nesto

Nesto ist in der Systemgastronomie verbreitet. Payworx verarbeitet unter anderem die Lohndaten von McDonald's-Franchisenehmern unter Einbezug von Nesto und ADDISON, insbesondere den Import der Bewegungsdaten aus Nesto nach ADDISON. Die App stellt lohnrelevante Bewegungsdaten wie Arbeitszeiten und Abwesenheiten für die Weiterverarbeitung bereit. Für die Zusammenarbeit mit Payworx stimmen wir Exportformat, Personalnummern und die Zuordnung der Vergütungsbestandteile zu den passenden Lohnarten ab.

Payworx steht im aktiven Austausch mit der Nesto-Entwicklung und dem Softwarehersteller ADDISON, um den Bewegungsdatenimport von Nesto nach ADDISON zu optimieren und einen durchgängigen Workflow von der Zeiterfassung bis zur Abrechnung zu schaffen. Laut Hersteller sind zudem Exporte für DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV LODAS vorgesehen.

E2N

E2N unterstützt die Vorbereitung abrechnungsrelevanter Daten und deren Export an das Lohnbüro. Payworx stimmt die benötigten Lohnarten und Exportoptionen mit Ihnen ab, damit freigegebene Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten strukturiert weiterverarbeitet werden können.

Voreingestellte Lohnartennummern müssen nicht zum Lohnbüro passen und werden angepasst. Der Hersteller empfiehlt den Monatsabschluss vor dem Export.

Amadeus / LINA

Bei Amadeus / LINA betrachten wir die konkret eingesetzte Lösung und insbesondere die verfügbaren Funktionen von LINA Team für die Lohnvorbereitung. Die benötigten Personal- und Bewegungsdaten werden anhand der eingerichteten Exporte und abgestimmten Abrechnungsregeln für Payworx bereitgestellt.

LINA Team dokumentiert Exporte für DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV LODAS. Lohnarten und Feiertagseinstellungen müssen eingerichtet sein. Ältere Amadeus-Installationen können abweichende Funktionen haben.

Die Software dient der Vorbereitung und Bereitstellung lohnrelevanter Daten; die laufende Entgeltabrechnung erbringt Payworx. Ein Datenexport ist keine automatische Echtzeitsynchronisation, und DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt sind unterschiedliche Zielformate. Die Übernahme in das jeweils eingesetzte Abrechnungssystem wird mandantenbezogen abgestimmt; für Nesto und ADDISON arbeiten wir gemeinsam mit beiden Herstellern an einem durchgängigen Workflow. Ein Wechsel des Vorsystems ist nicht erforderlich. Softwarelizenzen und Einrichtung beim Hersteller sind nicht Teil des Payworx-Honorars. McDonald's ist eine Marke der McDonald's Corporation. Payworx betreut einzelne Franchisenehmer als eigenständige Mandanten; eine Geschäftsbeziehung zur McDonald's Corporation besteht nicht.

Vom Zeiterfassungssystem zur Lohnabrechnung

Der Weg von der Zeiterfassung zur fertigen Abrechnung wird in fünf Schritten mit Ihnen abgestimmt. Neueinstellungen und andere fristgebundene Meldungen bearbeiten wir rechtzeitig und unabhängig vom monatlichen Datenexport.

  1. 1

    System und Grundlagen abstimmen

    Software, Module, Standorte, Beschäftigungsmodelle und anwendbare Vergütungsregeln erfassen.

  2. 2

    Datenzuordnung vorbereiten

    Personalnummern, Lohnarten, Kostenstellen, Abwesenheiten und Zuschlagsregeln abstimmen. Vor dem ersten produktiven Import erfolgt ein Testexport.

  3. 3

    Zeiten prüfen und freigeben

    Arbeitszeiten, Pausen, Fehlzeiten und nachträgliche Korrekturen werden von den zuständigen Personen im Betrieb geprüft.

  4. 4

    Daten übergeben und kontrollieren

    Export oder freigegebenen Übertragungsweg nutzen, Importprotokolle prüfen, Rückfragen klären. Korrekturen werden kontrolliert verarbeitet, damit keine doppelten Werte entstehen.

  5. 5

    Abrechnung bearbeiten und dokumentieren

    Laufende Entgeltabrechnung erstellen und den Bearbeitungsstand mandantenbezogen festhalten.

Persönliche Betreuung und geregelte Vertretung

Auch Ihre Gastronomie-Lohnabrechnung wird bei Payworx als mandantenbezogener Vorgang dokumentiert. Dadurch kann die Bearbeitung bei Bedarf intern übernommen werden. Ab 50 Mitarbeitenden in der Abrechnung steht Ihnen zusätzlich eine fest zugeordnete Vertretung zur Verfügung.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung in der Gastronomie

Ja. Payworx übernimmt die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung für Restaurants, Cafés, Bars, Cateringbetriebe und Unternehmen der Systemgastronomie, auch mit mehreren Standorten. Berücksichtigt werden wechselnde Schichten, unterschiedliche Beschäftigungsformen und variable Vergütungsbestandteile. Die anwendbaren Vergütungs- und Tarifregelungen stimmen wir vor dem Start mit Ihnen ab.

Ja. Sie können Nesto weiter für Dienstplanung und Zeiterfassung nutzen. Payworx verarbeitet bereits Lohndaten von McDonald's-Franchisenehmern mit Bewegungsdatenimport aus Nesto nach ADDISON und arbeitet im Austausch mit beiden Herstellern an einem durchgängigen Workflow. Für die Zusammenarbeit stimmen wir Exportformat, Personalnummern und die Zuordnung der Nesto-Lohntypen zu den Lohnarten der Abrechnung ab. Die Einrichtung des Exports erfolgt laut Hersteller über den Nesto-Support; ein Testexport vor dem ersten Monat ist vorgesehen.

Daten aus E2N werden über den Export an das Lohnbüro übernommen. Dazu werden Lohnarten und Exportoptionen in E2N passend zur Abrechnung bei Payworx eingerichtet, da voreingestellte Nummern abweichen können. Nach dem Monatsabschluss in E2N exportieren Sie die freigegebenen Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten.

Ja, nach Abstimmung. Wir prüfen die konkret eingesetzte Lösung, insbesondere die Funktionen von LINA Team zum Export von Personalstamm- und Bewegungsdaten. Voraussetzung sind eingerichtete Lohnarten und Feiertagseinstellungen. Bei älteren Amadeus-Installationen klären wir vorab, welche Exportfunktionen verfügbar sind.

In der Regel über einen abgestimmten Export. Dass ein System eine Exportmöglichkeit bietet, bedeutet noch keine eingerichtete Übertragung: Formate, Lohnarten und Personalnummern werden zuerst abgestimmt und mit einem Testexport geprüft. Eine Echtzeitsynchronisation oder eigene Payworx-Schnittstelle zu den Vorsystemen besteht nicht.

Relevant sind vor allem Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge, Mehrarbeit, Verpflegung und gegebenenfalls Unterkunft als Sachbezug, Sonderzahlungen sowie Vorschüsse. Steuerfrei sind SFN-Zuschläge nur für tatsächlich geleistete begünstigte Arbeit. Freiwillige Trinkgelder werden von Bedienungszuschlägen abgegrenzt, die steuer- und beitragspflichtig sein können.

Neueinstellungen übermitteln Sie vor Arbeitsbeginn, weil in der Gastronomie eine Sofortmeldepflicht spätestens bei Arbeitsaufnahme besteht. Sie laufen daher getrennt vom monatlichen Datenexport. Den Übermittlungsweg und die Fristen für Änderungen legen wir beim Start gemeinsam fest.

Ihre Abrechnungsabläufe sind als fester Vorgang dokumentiert, sodass eine andere berechtigte Vertretung innerhalb von Payworx die Bearbeitung übernehmen kann. Ab 50 Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung ist Ihnen zusätzlich zum festen Ansprechpartner eine fest zugeordnete Vertretung zugewiesen. Auch kleinere Mandate haben damit eine interne Vertretungsmöglichkeit.

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Nennen Sie uns Beschäftigtenzahl, Standorte und Ihr Vorsystem. Wir melden uns mit einer Einschätzung und einem individuellen Angebot.

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