Datenschutzerklärung

Die Auslieferung der Website-Dateien (HTML, CSS, JavaScript) erfolgt über die Plattform Base44, die hierfür den Infrastrukturanbieter Render, Inc. (San Francisco, CA, USA) nutzt. Bei jedem Aufruf der Website werden dabei technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit) an US-Server übertragen. Diese Schicht enthält und verarbeitet keine personenbezogenen Inhalts- oder Nutzerdaten aus Formulareingaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb einer funktionalen Website). Der Transfer in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Alle über diese Website erfassten personenbezogenen Daten – insbesondere Formulardaten (Kontaktanfragen, Newsletter-Anmeldungen, Helpdesk-Eingaben) sowie Nutzerdaten der registrierten Benutzer – werden ausschließlich in einem EU-Datenbankcluster (Irland / Deutschland) durch die Plattform Base44 gespeichert. Ein Transfer dieser Daten in die USA oder andere Drittländer findet für diese Datenkategorie nicht statt.

Die Datenspeicherung entspricht den Anforderungen der DSGVO und ist im Verarbeitungsverzeichnis (VVT) gemäß Art. 30 DSGVO dokumentiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.

Die Softwareanwendungen DATEV (Nürnberg) und Addison / Wolters Kluwer (Köln), über die alle Mandantendaten (Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung) verarbeitet werden, sind von der vorstehenden Website-Infrastruktur vollständig unabhängig und hiervon unberührt. Beide Systeme betreiben ihre Rechenzentren ausschließlich in Deutschland und entsprechen den höchsten deutschen Datenschutz- und Sicherheitsstandards (GoBD-konform, DSGVO-konform, revisionsfeste Archivierung). Es findet kein Drittlandtransfer von Mandantendaten statt.

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst (Server-Logfiles). Diese beinhalten die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches. Sie werden insbesondere zur Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus, einer reibungslosen Nutzung sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität verarbeitet.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind, grundsätzlich wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Wie viele andere Webseiten verwenden wir so genannte „Cookies". Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. In keinem Fall werden die von uns erfassten Daten an Dritte weitergegeben oder ohne Ihre Einwilligung mit personenbezogenen Daten verknüpft. Sie können unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten.

• Mozilla Firefox
• Internet Explorer
• Google Chrome
• Safari

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht.

Zur Erbringung kostenpflichtiger Leistungen werden von uns zusätzliche Daten erfragt, wie z.B. Zahlungsangaben, um Ihre Bestellung ausführen zu können.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir speichern diese Daten bis die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (grundsätzlich 6 oder 10 Jahre).

Im Rahmen unseres Helpdesk-Angebots werden vom Nutzer eingegebene Daten zur KI-gestützten Prüfung von lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalten verarbeitet. Betroffen sind folgende Tools:

• Kurzfristige Beschäftigung prüfen: Beschäftigungsdaten (Zeitraum, Status, Entgelt) werden zur SV-rechtlichen und lohnsteuerlichen Prüfung verarbeitet.
• Praktikanten prüfen und einordnen: Angaben zur Praktikumsart, Ausbildungsstatus, Vergütung und Personenstatus werden zur rechtlichen Einordnung und lohnabrechnerischen Anlage verarbeitet.
• Werkstudenten prüfen und einordnen: Angaben zum Studiumsstatus, Beschäftigungsumfang und Vergütung werden zur SV-rechtlichen Einordnung verarbeitet.
• KV-Höherversicherungs-Check: Angaben zu Einkunftsarten, Beschäftigungsverhältnissen (Hauptberuf, Nebentätigkeit, Selbständigkeit) und Beitragsbemessungsgrundlagen werden zur Prüfung der Versicherungspflicht und Beitragsberechnung verarbeitet.
• Pfändungsrechner (§ 850c ZPO): Angaben zu Nettoeinkommen, Lohnbestandteilen, Anzahl Unterhaltsberechtigter und Art der Pfändungsanordnung werden zur Berechnung des pfändbaren Betrags verarbeitet.
• KI-gestützte Tarifvertragssuche: Freitexteingaben zur Branche, Tätigkeit oder Unternehmensart werden zur intelligenten Suche und Zuordnung von Tarifverträgen und Branchenmindestlöhnen verarbeitet.

In diesen Fällen nutzen wir das Sprachmodell Claude Opus des Anbieters Anthropic, PBC (San Francisco, USA) über eine API-Schnittstelle.

Die im Formular eingegebenen Daten (z. B. Beschäftigungszeitraum, Status, Entgeltangaben) werden für die Dauer der Prüfungsanfrage an die Anthropic-API übermittelt und nach Rückgabe des Ergebnisses nicht dauerhaft bei Anthropic gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erstellung einer individuellen Prüfeinschätzung als Arbeitsvorbereitung für das Lohnbüro.

Wichtig: Es werden keine echten Steuer-IDs, Rentenversicherungsnummern oder sonstige direkt identifizierenden Merkmale in die KI-Anfrage einbezogen. Die KI-Abfrage enthält ausschließlich Angaben zum Beschäftigungssachverhalt (Zeitraum, Status, Entgelt etc.).

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung effizienter Fachtools) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen einer Mandatsbeziehung.

Da Anthropic, PBC seinen Sitz in den USA hat, kann es zu einer Datenübermittlung in ein Drittland kommen. Diese erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen: Anthropic Datenschutzrichtlinie.

Im Rahmen von Mandatsbeziehungen (Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Baulohnabrechnung) verarbeitet Payworx GmbH & Co. KG personenbezogene Daten von Arbeitnehmern, Mitarbeitern und Unternehmensvertretern unserer Mandanten. Dies umfasst insbesondere Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum), Lohn- und Gehaltsdaten, Steuer- und Sozialversicherungsdaten sowie sonstige beschäftigungsrelevante Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten gegenüber dem Mandanten (Lohnabrechnung, Buchführung, Meldewesen) und auf ausdrückliche Weisung des Mandanten als Verantwortlichem im Sinne der DSGVO. Payworx handelt in dieser Funktion als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Alle im Rahmen von Mandatsbeziehungen verarbeiteten Lohn- und Buchhaltungsdaten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Die eingesetzten Abrechnungssysteme DATEV (Nürnberg) und Addison / Wolters Kluwer (Köln) betreiben ihre Rechenzentren ausschließlich in Deutschland. Beide Systeme sind GoBD-konform, DSGVO-sicher und bieten revisionsfeste Archivierung. Es findet kein Transfer von Mandantendaten in Drittländer statt.

Wichtiger Hinweis: Diese Garantie gilt ausschließlich für die Verarbeitung in den genannten Abrechnungssystemen. Das Website-Hosting (siehe Abschnitt „Website-Hosting (Drittland)“) sowie der Einsatz von KI-Tools im Helpdesk sind hiervon getrennt zu betrachten.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Mit jedem Mandanten wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (§ 147 AO: 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen; § 257 HGB: 6 Jahre für Handelsbriefe). Nach Ablauf werden die Daten ordnungsgemäß gelöscht.