Glossar: Lohnabrechnung, Baulohnabrechnung
& Finanzbuchhaltung

Monatliche Abrechnung aller Vergütungsbestandteile eines Arbeitnehmers gegenüber Sozialversicherungsträgern, Finanzamt und dem Arbeitnehmer selbst.

Die Lohnabrechnung (auch: Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung) ist die monatliche Berechnung und Dokumentation aller Vergütungsbestandteile eines Arbeitnehmers. Sie umfasst das Bruttoentgelt, Abzüge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmer-Anteile an der gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung). Das Ergebnis ist das auszuzahlende Nettoentgelt. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, für jeden Abrechnungszeitraum eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 108 GewO).

Synonym für Lohnabrechnung bei Angestellten (Monatsgehalt statt Stundenlohn).

Die Gehaltsabrechnung ist die Lohnabrechnung für Angestellte, die ein festes Monatsgehalt erhalten. Im Gegensatz zur klassischen Lohnabrechnung (Stundenlohn) basiert die Gehaltsabrechnung auf einem vertraglich festgelegten Bruttomonatsgehalt. Alle gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherung) werden identisch berechnet. Der Begriff wird im Volksmund häufig synonym für Lohnabrechnung verwendet.

Oberbegriff für alle Formen der Abrechnung von Arbeitsvergütung (Lohn, Gehalt, Honorar).

Entgeltabrechnung ist der gesetzlich präzise Oberbegriff für alle Formen der Abrechnung von Arbeitsvergütung. Er umfasst Lohnabrechnung (Stundenlohn) und Gehaltsabrechnung (Festgehalt) gleichermaßen. Im Arbeitsrecht und im Sozialversicherungsrecht wird der Begriff Entgelt verwendet, da er breiter ist und auch Sachbezüge, Prämien und Sonderzahlungen einschließt.

Spezialisierte Lohnabrechnung für das Baugewerbe mit SOKA-BAU, ULAK, Bautarifvertrag und Mindestlohn Bau.

Die Baulohnabrechnung ist die spezialisierte Lohnabrechnung für Betriebe des Bauhauptgewerbes und Ausbaugewerbes. Sie unterscheidet sich von der allgemeinen Lohnabrechnung durch mehrere branchenspezifische Besonderheiten: (1) Sofortmeldepflicht für alle gewerblichen Arbeitnehmer vor Beschäftigungsbeginn (§ 28a Abs. 4 SGB IV), (2) Beitragspflicht zur SOKA-BAU (Sozialkassen des Baugewerbes) für Urlaub, Berufsausbildung und Altersversorgung, (3) Anwendung des Bundes-Rahmentarifvertrags Bau (BRTV Bau) mit branchenspezifischen Mindestlöhnen nach AEntG, (4) Abrechnung von Auslösen, Trennungsgeldern und Fahrtkostenerstattungen, (5) Schlechtwettergeld und Winterausfallgeld.

Sozialkassen des Baugewerbes – verwalten Urlaub, Altersversorgung und Berufsausbildung für das Bauhauptgewerbe.

SOKA-BAU ist die gemeinsame Bezeichnung für die Sozialkassen des Baugewerbes: ULAK (Urlaubs- und Lohnausgleichskasse), ZVK (Zusatzversorgungskasse) und SOKA-DACH (für das Dachdeckerhandwerk). Alle Betriebe des Bauhauptgewerbes, die unter den räumlichen und fachlichen Geltungsbereich des VTV (Verfahrenstarifvertrag) fallen, sind beitragspflichtig. SOKA-BAU verwaltet Urlaubsansprüche gewerblicher Arbeitnehmer, finanziert die Berufsausbildung im Baugewerbe und betreibt die tarifliche Altersversorgung.

Systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens – Grundlage für BWA, Jahresabschluss und steuerliche Auswertungen.

Die Finanzbuchhaltung (auch: Buchführung, FiBu) ist die systematische Erfassung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Sie ist die gesetzliche Pflicht jedes Kaufmanns (§ 238 HGB) und Grundlage für: monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), den Jahresabschluss (Bilanz + GuV oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung), Umsatzsteuervoranmeldungen, Körperschaft- und Gewerbesteuer-Erklärungen sowie Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Externe Anbieter dürfen Finanzbuchhaltung für Unternehmen im Rahmen von § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StBerG anbieten – ohne dass ein Steuerberater dazwischengeschaltet sein muss.

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern – Pflichtstandard für digitale Buchführung in Deutschland.

GoBD steht für 'Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff'. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) definieren, wie Buchhaltungsunterlagen in elektronischer Form geführt, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Zentrale Anforderungen: Unveränderlichkeit von Buchungen, Vollständigkeit der Belegerfassung, zeitgerechte Verbuchung, revisionssichere Archivierung (10 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe). Verstöße können zur Verwerfung der Buchführung und Hinzuschätzungen durch das Finanzamt führen.

Monatliche Kurzauswertung der Finanzbuchhaltung – zeigt Umsatz, Kosten und vorläufiges Ergebnis.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine monatliche Auswertung auf Basis der laufenden Finanzbuchhaltung. Sie zeigt Umsatz, Kosten (nach Kostenarten gegliedert) und das vorläufige Betriebsergebnis. Die BWA ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, aber das wichtigste unterjährige Steuerungsinstrument für Unternehmer. Banken fordern sie regelmäßig bei Kreditanfragen. In DATEV und Addison wird die BWA automatisch aus den Buchungsdaten generiert.

Gesetzliche Untergrenze für Arbeitsvergütung – seit 2024: 12,41 €/Std., ab 01.01.2025: 12,82 €/Std.

Der gesetzliche Mindestlohn wurde 2015 durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) eingeführt. Er gilt für alle Arbeitnehmer in Deutschland (mit wenigen Ausnahmen, z.B. Pflichtpraktika). Für 2025 beträgt er 12,82 Euro brutto pro Stunde. Neben dem gesetzlichen Mindestlohn gibt es branchenspezifische tarifliche Mindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), die deutlich höher sein können – z.B. Baugewerbe, Gebäudereinigung, Pflege, Dachdecker.

Gesetzlich vorgeschriebene Meldungen des Arbeitgebers an die Sozialversicherungsträger (Kranken-, Renten-, Pflegeversicherung, Agentur für Arbeit).

Sozialversicherungsmeldungen (SV-Meldungen) sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mitteilungen des Arbeitgebers an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) über Beginn, Ende, Unterbrechung und Höhe des sozialversicherungspflichtigen Entgelts. Die wichtigsten Meldeverfahren sind: DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) für An-, Ab- und Jahresmeldungen, EEL (Elektronisches Entgeltnachweisverfahren) für Krankengeld-Folgebescheinigungen, und A1-Bescheinigungen für ins Ausland entsandte Mitarbeitende.

Führende deutsche Software-Genossenschaft für Steuerberater, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung.

DATEV eG ist eine Software-Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, die branchenführende Software für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen entwickelt und betreibt. Im Bereich Lohnabrechnung bietet DATEV DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV LODAS (Löhne und Gehälter der Steuerberatung). Im Bereich Finanzbuchhaltung: DATEV Rechnungswesen (REWE) und DATEV Unternehmen Online. Alle DATEV-Daten werden im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet. DATEV ist in deutschen Steuerkanzleien Marktführer und damit die wichtigste Schnittstelle zwischen externem Lohndienstleister und Steuerberater.

Pflichtmeldung vor Beschäftigungsbeginn in bestimmten Branchen – z.B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft.

Die Sofortmeldung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Meldung des Arbeitgebers an die Deutsche Rentenversicherung, die spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung – also vor dem ersten Arbeitstag – erstattet werden muss. Sie gilt für Beschäftigte in folgenden Branchen: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions- und Transportgewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Schaustellergewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe, Plattformbasierte Lieferdienste. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro belegt werden.

Strukturiertes elektronisches Rechnungsformat – ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich, ab 2027 vollständige Einführung.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format – nicht zu verwechseln mit einem PDF. In Deutschland wurden mit dem Wachstumschancengesetz (2024) die Grundlagen für die E-Rechnung-Pflicht gelegt. Ab 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen empfangsfähig für E-Rechnungen sein. Ab 2027 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Im öffentlichen Auftragswesen (B2G) gilt die XRechnung-Pflicht bereits seit 2020. Das Peppol-Netzwerk ist der europäische Infrastrukturstandard für den E-Rechnungsaustausch.

Vorauszahlung der Einkommensteuer für Arbeitnehmer – wird vom Arbeitgeber einbehalten und ans Finanzamt abgeführt.

Die Lohnsteuer ist keine eigenständige Steuerart, sondern eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer für Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber berechnet die Lohnsteuer monatlich auf Basis der Lohnsteuerklasse, des Bruttoentgelts und ggf. eingetragener Freibeträge, behält sie ein und führt sie bis zum 10. des Folgemonats an das zuständige Finanzamt ab (Lohnsteueranmeldung). Die Höhe richtet sich nach den BMF-Programmabläufen (PAP), die jährlich angepasst werden.

Kollektivvertrag zwischen Gewerkschaft und Arbeitgeberverband über Löhne, Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen.

Ein Tarifvertrag ist ein Kollektivvertrag zwischen einer Gewerkschaft und einem Arbeitgeberverband (Verbandstarifvertrag) oder einem einzelnen Arbeitgeber (Haustarifvertrag). Er regelt Mindestlöhne, Urlaubsansprüche, Arbeitszeiten, Zuschläge und weitere Arbeitsbedingungen. Allgemeinverbindlich erklärte Tarifverträge gelten für alle Betriebe der Branche – unabhängig von einer Gewerkschaftsmitgliedschaft. Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) legt für bestimmte Branchen branchenweite Mindestlöhne fest.