Lohnabrechnung prüfen lassen — Payroll-Review von Payworx

Ein Payroll-Review ist die fachliche Prüfung Ihrer Lohnabrechnungen der letzten vier Monate auf sozialversicherungs-, lohnsteuer- und tarifrechtliche Fehler. Payworx prüft Beitragsgruppen, Beschäftigungsarten, Zuschläge, Umlagen und Tarifbindung, beziffert Risiken und zeigt Einsparpotenziale durch Nettolohnoptimierung. Sie erhalten einen strukturierten Prüfbericht mit Handlungsempfehlungen.

Der Payroll-Review kostet 59 EUR netto inklusive Prüfung von bis zu drei Mitarbeitenden; jeder weitere Mitarbeitende kostet 10 EUR. Für Arbeitnehmerüberlassung gilt der Payroll-Review AÜG ab 199 EUR inklusive zehn Mitarbeitende, je weiterer 20 EUR. Bei Beauftragung der laufenden Lohnabrechnung ab 01.01.2027 werden die Kosten verrechnet.

Benötigt werden die Lohnabrechnungen der letzten vier Abrechnungsmonate, Lohnjournal beziehungsweise Lohnkonto, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen und Arbeitsverträge (anonymisiert zulässig). Je nach Angaben kommen Tarifvertrag, Betriebsvereinbarungen, eine monatsweise Mitarbeiterübersicht des Vorjahres oder der Bescheid zur Ausgleichsabgabe hinzu. Die Übermittlung erfolgt erst nach Vertragsabschluss über einen gesicherten EU-Upload.

Ein Payroll-Review dauert in der Regel fünf bis zehn Werktage ab vollständigem Eingang der Unterlagen. Die Dauer hängt von der Anzahl der zu prüfenden Mitarbeitenden, der Komplexität der Sachverhalte (etwa Baulohn oder AÜG) und der gewählten Berichtstiefe ab. Den voraussichtlichen Termin nennen wir Ihnen mit der Auftragsbestätigung.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen. Fehler führen zu Nachforderungen für bis zu vier Jahre zuzüglich Säumniszuschlägen von einem Prozent pro Monat. Ein Payroll-Review deckt typische Feststellungen vorab auf, sodass Sie Korrekturen selbst vornehmen können.

Für die U1-Umlage werden Beschäftigte nach Wochenstunden gewichtet: bis 10 Stunden mit 0,25, bis 20 Stunden mit 0,5, bis 30 Stunden mit 0,75 und darüber mit 1,0. Maßgeblich ist der Durchschnitt der Monate des Vorjahres. Auszubildende, Schwerbehinderte und weitere Gruppen bleiben außer Betracht. Unser VZÄ-Rechner ermittelt den Wert live.

Ein Arbeitgeber nimmt am U1-Umlageverfahren teil, wenn er im Vorjahr regelmäßig nicht mehr als 30 Vollzeitäquivalente beschäftigt hat (§ 1 Abs. 1 AAG). Dann zahlt er die Umlage U1 und erhält Erstattungen bei Entgeltfortzahlung. Liegt der Wert über 30, besteht keine Pflicht; zu Unrecht gezahlte Umlagen können erstattet werden.

Ein Tarifvertrag gilt ohne Verbandsmitgliedschaft, wenn er für allgemeinverbindlich erklärt wurde, eine Rechtsverordnung nach dem AEntG besteht oder der Arbeitsvertrag eine Bezugnahmeklausel enthält. Ohne diese Voraussetzungen ist ein nicht tarifgebundener Arbeitgeber grundsätzlich nicht verpflichtet, den Tarifvertrag anzuwenden – auch bei Gewerkschaftsmitgliedschaft der Beschäftigten.

Allgemeinverbindlichkeit bedeutet, dass ein Tarifvertrag nach § 5 TVG durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf alle Arbeitgeber und Beschäftigten der Branche erstreckt wird – unabhängig von Verbands- oder Gewerkschaftsmitgliedschaft. Beispiele sind der Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung, das Sozialkassenverfahren Bau oder Branchenmindestlöhne nach dem AEntG.

Bei Minijobs sind das Überschreiten der dynamischen Geringfügigkeitsgrenze, die Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen, fehlende Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht und falsche Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel besonders fehleranfällig. Auch Urlaubs- und Feiertagsansprüche sowie Mindestlohn und Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG werden häufig übersehen.

In der Arbeitnehmerüberlassung gilt nach neun Monaten Einsatz im selben Kundenbetrieb Equal Pay, sofern kein Branchenzuschlagstarifvertrag angewendet wird. Zusätzlich sind die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten, Branchenzuschläge, einsatzfreie Zeiten und Arbeitszeitkonten zu prüfen. Der Payroll-Review AÜG deckt diese Anforderungen des AÜG gesondert ab.

Nettolohnoptimierung nutzt steuer- und beitragsfreie Entgeltbestandteile wie Sachbezüge bis 50 EUR, Fahrtkostenzuschüsse, Kindergartenzuschüsse, Erholungsbeihilfen oder betriebliche Gesundheitsförderung, um bei gleichen Arbeitgeberkosten mehr Netto auszuzahlen. Sie lohnt sich für Unternehmen jeder Größe, insbesondere bei Gehaltsverhandlungen, Mitarbeiterbindung und Fachkräftemangel.

Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen auf mindestens fünf Prozent der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen (§ 154 SGB IX). Wird die Quote nicht erfüllt, ist je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz eine gestaffelte Ausgleichsabgabe nach § 160 SGB IX zu zahlen, die jährlich bis 31. März anzuzeigen ist.

Nein. Lohnabrechnungen und daraus extrahierte Daten werden bei Payworx zu keinem Zeitpunkt an KI- oder LLM-Systeme übergeben – weder produktiv noch zu Test- oder Trainingszwecken. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU, regelbasiert und durch benannte Prüfer. Dies ist vertraglich in der Datenschutzvereinbarung nach Art. 28 DSGVO festgelegt.

Nein, Abrechnungen des öffentlichen Dienstes nach TVöD, TV-L oder TV-H bieten wir aktuell nicht an. Der Payroll-Review richtet sich an privatwirtschaftliche Unternehmen aller Gewerbesparten – vom Handwerk über Gastronomie, Pflege und Logistik bis zur Arbeitnehmerüberlassung. Kirchliche Arbeitgeber mit AVR prüfen wir nur nach Einzelfreigabe.