Werkstudenten in der Entgeltabrechnung

Ordentlich Studierende mit dem Werkstudentenprivileg – versicherungsfrei in KV, PV und ALV bei Einhaltung der 20-Stunden-Grenze.

Werkstudenten sind ordentlich Studierende, die neben dem Studium beschäftigt werden. Durch das Werkstudentenprivileg sind sie in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, sofern die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht übersteigt. In der Rentenversicherung besteht volle Beitragspflicht.

Definition

Als Werkstudent gilt, wer an einer Hochschule oder Fachschule immatrikuliert ist und neben dem Studium eine Beschäftigung ausübt. Das Studium muss die Hauptsache, die Beschäftigung die Nebensache bleiben (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V).

Einordnung in der Entgeltabrechnung

Die Abrechnung von Werkstudenten erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung. Das Werkstudentenprivileg ist an strenge Voraussetzungen geknüpft.

Steuerliche Behandlung

Lohnsteuer

Werkstudenten werden steuerlich wie reguläre Arbeitnehmer behandelt. Die Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen ELStAM.

Besonderheiten

• Häufig Steuerklasse I (ledig, keine Kinder)
• Bei geringem Einkommen kann die Lohnsteuer auf null sinken
• Einmalzahlungen (z.B. Boni) sind steuerpflichtig

Sozialversicherung

Werkstudentenprivileg

• Krankenversicherung: Versicherungsfrei (Studentische KV über die Hochschule oder Familienversicherung)
• Pflegeversicherung: Versicherungsfrei
• Arbeitslosenversicherung: Versicherungsfrei
• Rentenversicherung: Volle Beitragspflicht (AG und AN je 9,3 %)

20-Stunden-Grenze

Die wöchentliche Arbeitszeit darf während der Vorlesungszeit 20 Stunden nicht übersteigen. In der vorlesungsfreien Zeit darf mehr gearbeitet werden.

26-Wochen-Regelung

Überschreitet die Arbeitszeit 20 Wochenstunden, bleibt das Werkstudentenprivileg erhalten, wenn die Beschäftigung innerhalb eines Zeitjahres auf maximal 26 Wochen begrenzt ist.

Umlagen, Meldungen & Besonderheiten

Umlagen

• U1: Pflicht (bei Betrieben bis 30 AN)
• U2: Pflicht
• Insolvenzgeldumlage: Pflicht

Meldungen

• DEÜV-Meldung mit Personengruppe 106
• Meldung an die zuständige Krankenkasse
• Immatrikulationsbescheinigung als Nachweis aufbewahren

Arbeitgeberpflichten

• Prüfung der Immatrikulation zu Beginn und in jedem Semester – die Immatrikulationsbescheinigung muss aktuell sein und ist zu den Entgeltunterlagen bzw. der Personalakte zu nehmen
• Einhaltung der 20-Stunden-Grenze während der Vorlesungszeit
• Überwachung der 26-Wochen-Regelung
• Prüfung, ob ein Urlaubssemester vorliegt (kein Werkstudentenprivileg!)
• Weitere Beschäftigungen regelmäßig abfragen und dokumentieren: Übt der Werkstudent gleichzeitig weitere Beschäftigungen aus, sind diese hinsichtlich der Zeitgrenzen (20-Stunden-Grenze, 26-Wochen-Regelung) zusammenzurechnen und laufend zu überwachen. Eine einmalige Abfrage bei Einstellung genügt nicht – Änderungen müssen unverzüglich gemeldet und neu bewertet werden.

Hinweis zur Immatrikulationsbescheinigung: Die Bescheinigung ist i. d. R. semesterweise (zwei Mal jährlich) neu auszustellen. Veraltete Nachweise schützen den Arbeitgeber nicht vor Nachforderungen bei Betriebsprüfungen. Empfehlung: Vorlage zu Semesterbeginn (April/Oktober) verpflichtend einfordern und im System vermerken.

Typische Fehler in der Praxis

• Werkstudentenstatus angenommen, obwohl kein ordentliches Studium vorliegt (z. B. Promotion, Urlaubssemester)
• 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit überschritten
• 26-Wochen-Regelung nicht überwacht
• Fehlende oder veraltete Immatrikulationsbescheinigung – nicht semesterweise aktualisiert oder nicht zu den Entgeltunterlagen genommen
• Weitere Beschäftigungen nicht berücksichtigt: Wird eine Zweitbeschäftigung des Werkstudenten nicht gemeldet oder nicht abgefragt, können die Zeitgrenzen unbemerkt überschritten werden – mit der Folge voller SV-Pflicht rückwirkend
• Verwechslung mit Praktikanten

Abgrenzung zu ähnlichen Beschäftigungsformen

• Minijob-Student: Wenn das Entgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze liegt, kann auch ein Minijob vorliegen
• Praktikant: Andere sozialversicherungsrechtliche Beurteilung
• Dualer Student: Gilt als zur Berufsausbildung Beschäftigter, kein Werkstudentenprivileg

Praxisbeispiel

Frau Schneider studiert Betriebswirtschaft und arbeitet 15 Stunden pro Woche als Werkstudentin. Sie verdient 1.500 Euro brutto monatlich. Es fallen nur Rentenversicherungsbeiträge an (AG: 139,50 €, AN: 139,50 €). KV-, PV- und ALV-Beiträge entfallen durch das Werkstudentenprivileg.