Das Umlageverfahren nach dem AAG und die Insolvenzgeldumlage: Wer zahlt U1 und U2, welche Erstattungssätze gelten und wie die Erstattung in der Lohnabrechnung funktioniert.
Die Umlage U1, die Umlage U2 und die Insolvenzgeldumlage sind zentrale Bestandteile der Lohnnebenkosten. Mit ihnen werden bestimmte Arbeitgeberrisiken – Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschaftsaufwendungen und Insolvenz – solidarisch finanziert.
Diese Seite richtet sich an Arbeitgeber, Lohnbüros, Steuerberater und HR-Abteilungen und bietet eine systematische Orientierung über Pflichten, Bemessungsgrundlagen und Sonderfälle – insbesondere zur U1-Befreiung von GmbH-Geschäftsführern und Fremdgeschäftsführern.
In der Lohnbuchhaltung sind drei Umlagen von besonderer praktischer Bedeutung: die Umlage U1 (Krankheit), die Umlage U2 (Mutterschaft) und die Insolvenzgeldumlage. Sie werden zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen über den Beitragsnachweis abgeführt und dort gesondert ausgewiesen.
| Umlage | Zweck / Risikoausgleich | Rechtsgrundlage | Umlagepflicht Arbeitgeber |
|---|---|---|---|
| Umlage U1 | Ausgleich von Entgeltfortzahlungskosten bei Krankheit | §§ 1–13 AAG | Pflicht für Arbeitgeber mit regelmäßig ≤ 30 Arbeitnehmern |
| Umlage U2 | Ausgleich von Mutterschaftsaufwendungen (Beschäftigungsverbot, Mutterschaftsgeld-Zuschuss) | §§ 1, 14–21 AAG | Pflicht für alle Arbeitgeber, unabhängig von Beschäftigtenzahl |
| Insolvenzgeldumlage | Finanzierung des Insolvenzgelds für bis zu 3 Monate rückständigen Lohn | §§ 165 ff. SGB III, § 359 SGB III | Pflicht für nahezu alle insolvenzfähigen Arbeitgeber |
Alle drei Umlagen werden gemeinsam mit den SV-Beiträgen über die zuständige Krankenkasse (als Einzugsstelle) abgewickelt und im Beitragsnachweis gesondert ausgewiesen.
Wer ist zur Teilnahme an der Umlage U1 verpflichtet?
An der Umlage U1 müssen Arbeitgeber teilnehmen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Maßgeblich ist der Durchschnitt des Vorjahres. Beschäftigt ein Betrieb im Jahresdurchschnitt mehr als 30 Arbeitnehmer, entfällt die U1-Pflicht – eine freiwillige Teilnahme ist nicht möglich.
Teilzeitbeschäftigte werden anteilig angerechnet: bis 10 Stunden/Woche mit 0,25, bis 20 Stunden/Woche mit 0,5 und bis 30 Stunden/Woche mit 0,75 (§ 3 Abs. 1 AAG).
| Prüfkriterium | Erläuterung |
|---|---|
| Regelmäßige Beschäftigtenzahl | Vorjahresdurchschnitt (nicht Stichtag); schwankende Beschäftigung wird gemittelt |
| 30-Arbeitnehmer-Grenze | Bis einschließlich 30 AN → U1-Pflicht; ab 31 AN → keine Pflicht |
| Teilzeitkräfte ≤ 10 Std./Woche | Zählen mit Faktor 0,25 |
| Teilzeitkräfte > 10–20 Std./Woche | Zählen mit Faktor 0,5 |
| Teilzeitkräfte > 20–30 Std./Woche | Zählen mit Faktor 0,75 |
| Vollzeitkräfte &> 30 Std./Woche | Zählen mit Faktor 1,0 |
| Auszubildende | Werden grundsätzlich nicht mitgezählt (§ 3 Abs. 1 Satz 3 AAG) |
Wie funktioniert die Erstattung im U1-Verfahren?
Arbeitgeber zahlen monatlich U1-Beiträge auf Basis des sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts (SV-Brutto) der U1-pflichtigen Arbeitnehmer. Im Krankheitsfall erstatten die Krankenkassen einen prozentualen Anteil der fortgezahlten Entgelte – je nach gewähltem Erstattungssatz der Kasse zwischen 40 % und 80 %.
Hinweis: Umlagesätze und Erstattungsprozentsätze sind kassenspezifisch und werden regelmäßig angepasst. Maßgeblich sind stets die aktuellen Satzungsregelungen der zuständigen Krankenkasse.
Warum GmbH-Geschäftsführer und Fremdgeschäftsführer in der Praxis meist nicht der U1-Pflicht unterliegen
Kernaussage: Keine U1-Pflicht und keine Mitzählung bei der 30-Arbeitnehmer-Grenze
GmbH-Geschäftsführer – gleich ob Gesellschafter-Geschäftsführer oder Fremdgeschäftsführer (nicht am Kapital beteiligte Geschäftsführer) – gelten in der Regel nicht als Arbeitnehmer im Sinne des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG). Da das EFZG den gesetzlichen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit begründet, und U1 genau diesen Aufwand ausgleicht, besteht für diese Personengruppe in der typischen Konstellation:
- keine Pflicht zur Teilnahme an der Umlage U1, und
- keine Mitzählung bei der Berechnung der 30-Arbeitnehmer-Grenze.
Die Umlage U1 setzt voraus, dass für den jeweiligen Arbeitnehmer ein Erstattungsanspruch nach dem AAG entstehen kann. Dieser knüpft an den Entgeltfortzahlungsanspruch nach dem EFZG an. Da Geschäftsführer – mangels Arbeitnehmerstatus – in der Regel keinen solchen gesetzlichen Anspruch haben, entfallen sowohl die Beitragspflicht zur U1 als auch die Relevanz für die Schwellenberechnung.
| Personengruppe | Anspruch auf EFZ nach EFZG | U1-Pflicht | Zählung für 30-AN-Grenze |
|---|---|---|---|
| Arbeitnehmer (Vollzeit) | Ja | Ja (bei U1-pflichtigen AG) | Ja (Faktor 1,0) |
| Arbeitnehmer (Teilzeit) | Ja | Ja (bei U1-pflichtigen AG) | Ja (anteilig nach Stunden) |
| Minijobber mit EFZ-Anspruch | Ja (anteilig) | Ja (bei U1-pflichtigen AG) | Ja (anteilig) |
| GmbH-Geschäftsführer (Gesellschafter-GF) | In der Regel nein | In der Regel nein | In der Regel nein |
| Fremdgeschäftsführer (nicht beteiligter GF) | In der Regel nein | In der Regel nein | In der Regel nein |
Die hervorgehobenen Zeilen (orange) betreffen Geschäftsführer; Abweichungen im Einzelfall möglich.
Statusfeststellung und Grenzfälle
Es gibt Sonderkonstellationen, in denen die Einordnung abweichen kann – etwa bei besonderer vertraglicher Weisungsgebundenheit, atypischer Vertragsgestaltung oder wenn ein Fremdgeschäftsführer sozialversicherungsrechtlich als abhängig Beschäftigter eingestuft wird. Diese Fälle sind komplex und einzelfallabhängig.
Diese Seite erläutert die Systematik und den Regelfall. Sie ersetzt keine individuelle Statusentscheidung. Bei Zweifeln zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung eines Geschäftsführers empfiehlt sich ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung sowie die Beratung durch einen Steuerberater oder Fachanwalt für Sozialversicherungsrecht.
Wer nimmt an der Umlage U2 teil?
Die Umlage U2 gilt für alle Arbeitgeber – unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Eine Mindestzahl an Arbeitnehmern ist nicht erforderlich. Zweck der U2 ist der solidarische Ausgleich von Aufwendungen, die Arbeitgebern durch Mutterschaftsregelungen entstehen.
Erstattungsfähige Aufwendungen im U2-Verfahren
Arbeitgeber können folgende Aufwendungen über das U2-Verfahren erstattet bekommen:
| Erstattungsfähige Leistung | Beschreibung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Mutterschutzentgelt | Entgeltfortzahlung während Beschäftigungsverboten nach MuSchG | § 14 AAG i.V.m. § 18 MuSchG |
| Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld | Zuschuss auf das Nettoentgelt über dem Mutterschaftsgeld-Betrag | § 14 AAG i.V.m. § 20 MuSchG |
| Entgelt bei allg. Beschäftigungsverbot | Entgelt, wenn keine Umgestaltung möglich (§ 13 MuSchG) | § 14 AAG i.V.m. § 13 MuSchG |
Die Erstattung erfolgt auf Antrag bei der zuständigen Krankenkasse. Der genaue Umlagesatz für U2 ist ebenfalls kassenspezifisch und jährlich zu prüfen.
Zweck der Insolvenzgeldumlage
Die Insolvenzgeldumlage finanziert den Anspruch der Beschäftigten auf Insolvenzgeld nach §§ 165 ff. SGB III. Arbeitnehmer erhalten Insolvenzgeld für bis zu drei Monate rückständigen Lohn, wenn ihr Arbeitgeber insolvent wird. Die Umlage wird ausschließlich von Arbeitgebern getragen – Arbeitnehmer beteiligen sich nicht.
Umlagesatz und Bemessungsgrundlage
Bemessungsgrundlage ist das rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt (RV-Brutto) einschließlich Einmalzahlungen. Der Umlagesatz wird jährlich durch Rechtsverordnung festgesetzt und kann sich ändern.
| Kalenderjahr | Umlagesatz | Bemessungsgrundlage |
|---|---|---|
| 2023 | 0,06 % | RV-pflichtiges Arbeitsentgelt inkl. Einmalzahlungen |
| 2024 | 0,06 % | RV-pflichtiges Arbeitsentgelt inkl. Einmalzahlungen |
| 2025 | 0,15 % | RV-pflichtiges Arbeitsentgelt inkl. Einmalzahlungen |
| 2026 | 0,15 % | RV-pflichtiges Arbeitsentgelt inkl. Einmalzahlungen |
Angaben als Beispielwerte; maßgeblich ist stets die aktuelle Insolvenzgeldumlage-Verordnung (InsGeldUmlV).
Abrechnung in der Lohnbuchhaltung
Die Insolvenzgeldumlage wird zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen über den Beitragsnachweis an die Einzugsstelle (Krankenkasse) abgeführt. Sie wird als eigenständige Beitragsart auf das RV-Brutto berechnet und gesondert im Beitragsnachweis ausgewiesen.
Eine korrekte Einrichtung der Umlagen im Lohnabrechnungsprogramm ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Abrechnung und einen reibungslosen Erstattungsprozess. Entscheidend sind die richtige Zuordnung der Mitarbeiter (u. a. Unterscheidung U1-pflichtig / nicht U1-pflichtig) sowie die korrekte Bemessungsgrundlage je Beitragsart.
| Beitragsart | Berechnung | Hinweis |
|---|---|---|
| U1-Beitrag | SV-Brutto der U1-pflichtigen Arbeitnehmer × U1-Satz (kassenspezifisch) | Nur bei U1-pflichtigen AG (≤ 30 AN); GF nicht einbeziehen |
| U2-Beitrag | SV-Brutto der betroffenen Arbeitnehmerinnen × U2-Satz | Gilt für alle AG; kassenspezifischer Satz |
| Insolvenzgeldumlage | RV-Brutto (inkl. Einmalzahlungen) × aktueller Umlagesatz | Gesonderte Ausweisung im Beitragsnachweis |
Achten Sie besonders darauf, GmbH-Geschäftsführer und Fremdgeschäftsführer in Ihrer Lohnsoftware korrekt als nicht U1-pflichtig zu kennzeichnen und aus der Schwellenberechnung herauszunehmen.
Häufig gestellte Fragen
Fachlich geprüft
Dieser Beitrag stammt aus der Fachinformationsplattform lohnabrechnung.app und wurde von den Payroll-Experten der Payworx GmbH & Co. KG fachlich geprüft. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
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