Vollmacht für die Lohnabrechnung: Umfang, Grenzen und Online-Erteilung

Arbeitgeber bleiben für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich, auch wenn sie die Abrechnung auslagern. Damit ein externes Lohnbüro gegenüber Krankenkassen, Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft oder der Agentur für Arbeit handeln darf, muss der Arbeitgeber es dazu ausdrücklich bevollmächtigen.

Ohne Vollmacht dürfen Einzugsstellen und Behörden Auskünfte zu Beschäftigten oft nicht an Dritte geben. Rückfragen landen dann beim Arbeitgeber und verzögern Meldungen, Erstattungen oder Bescheinigungen. Eine schriftliche Vollmacht schafft hier von Anfang an klare Zuständigkeiten.

Die Spezialvollmacht ist bewusst eng gefasst. Sie gilt für die laufende Lohnabrechnung und die damit verbundene administrative Abwicklung, zum Beispiel:

• Übermittlung von DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweisen an die Krankenkassen
• Lohnsteueranmeldungen und elektronische Lohnsteuerbescheinigungen im Rahmen von § 6 Nr. 4 StBerG
• Entgelt-, Arbeits- und Arbeitgeberbescheinigungen sowie Erstattungsanträge nach dem AAG
• Meldungen und Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft
• Klärung von Rückfragen der Einzugsstellen und Sozialversicherungsträger zur Abrechnung
• Bei Baubetrieben: Meldungen an SOKA-BAU (dafür gibt es eine gesonderte SOKA-BAU-Vollmacht)

Payworx arbeitet als Lohnbüro im Rahmen von § 6 Nr. 4 des Steuerberatungsgesetzes. Die Vollmacht berechtigt daher nicht zur allgemeinen Steuerberatung, zu Einspruchs- oder Klageverfahren oder zur Rechtsberatung, etwa im Arbeitsrecht. Diese Leistungen erbringt Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsanwältin.

Entscheidungen bleiben beim Arbeitgeber: Einstellungen, Vergütung, Kündigungen und die Bewertung arbeitsrechtlicher Fragen trifft das Unternehmen selbst. Die Vollmacht erlaubt Payworx nur, die daraus folgenden Abrechnungsschritte umzusetzen.

Ausländische Arbeitgeber, die in Deutschland sozialversicherungspflichtig Beschäftigte haben, aber keinen Sitz im Inland, müssen nach § 28f Abs. 1b SGB IV einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland bestellen. Über ihn laufen insbesondere Unterlagen und Kommunikation zur Beitragsabrechnung.

Im Formular geben Sie per Selbstauskunft an, ob Ihr Unternehmen einen Sitz im Inland hat. Ist das nicht der Fall, können Sie Payworx zusätzlich als inländische Bevollmächtigte bestellen. Diese Bestellung wird erst mit ausdrücklicher Annahme durch Payworx wirksam. Bis dahin müssen Sie die gesetzliche Pflicht anderweitig erfüllen. Ist die Frage nach dem Sitz unklar, klären wir sie gemeinsam mit Ihnen.

Die Vollmacht füllen Sie im Mandantenportal aus. Ein Ausdruck oder Postversand ist nicht nötig.

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   Formular öffnen

   Im Mandantenportal wählen Sie „Vollmacht Lohnabrechnung“ und die Sprache Deutsch oder Englisch.

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   Firmendaten eintragen

   Firma, Anschrift, vertretungsberechtigte Person, Betriebsnummer und gewünschter Beginn.

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   Sitz im Inland angeben

   Selbstauskunft zum Sitz und bei Bedarf die optionale Bestellung nach § 28f Abs. 1b SGB IV.

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   Text lesen und unterschreiben

   Vollständigen Vollmachtstext prüfen, Bestätigungen setzen und digital unterschreiben.

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   PDF erhalten

   Sie erhalten die zweisprachige Vollmacht als PDF per E-Mail. Payworx erhält eine Kopie.

Die Vollmacht gilt ab dem gewünschten Beginn und bis zu ihrem Widerruf. Sie können sie jederzeit in Textform widerrufen, zum Beispiel per E-Mail. Endet der Dienstleistungsvertrag, endet auch die Vollmacht. Bereits begonnene Meldungen schließen wir in Abstimmung mit Ihnen ordnungsgemäß ab.