Payworx-Prozess · Prüfen · Freigeben · Personalakte
Probeabrechnung online prüfen und freigeben – mit vollständiger digitaler Personalakte
Payworx verbindet die Freigabe Ihrer Probeabrechnungen mit der Anforderung aller abrechnungsrelevanten Unterlagen. Sie prüfen jede Abrechnung einzeln, beantworten Rückfragen Ihres Abrechners und laden fehlende Dokumente direkt in die digitale Personalakte – in einem geschützten Durchgang.
Kurz erklärt: Bei Payworx erhalten Arbeitgeber vor dem Monatsabschluss einen passwortgeschützten Link zur Probeabrechnung. Jede Lohnabrechnung wird einzeln freigegeben oder mit einem Änderungsvermerk versehen. Fehlende Unterlagen werden pro Mitarbeiter angefordert, hochgeladen, automatisch in PDF umgewandelt und direkt an die Upload-Adresse der digitalen Personalakte übermittelt.
Der Ablauf im Video
In wenigen Minuten: Probeabrechnung öffnen, Seite für Seite prüfen, freigeben und Unterlagen hochladen.
Das Video wird erst nach Klick von YouTube geladen (erweiterter Datenschutzmodus).
So läuft die Online-Freigabe ab
- 1
Vorbereitung durch Ihren Abrechner
Ihr Lohnabrechner erstellt die Probeabrechnungen und ordnet jede Seite dem Mitarbeiter zu. Pro Person legt er fest, welche Unterlagen fehlen und welche Auskünfte für eine korrekte Abrechnung zwingend nötig sind.
- 2
Geschützter Prüflink
Sie erhalten eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Der Zugang ist mit Ihrem Passwort gesichert – ohne Software-Installation und ohne zusätzliches Portal-Konto.
- 3
Prüfung Abrechnung für Abrechnung
Jede Lohnabrechnung wird einzeln angezeigt. Sie geben sie frei oder vermerken eine Änderung direkt am betroffenen Mitarbeiter. Nichts geht in langen E-Mail-Verläufen verloren.
- 4
Unterlagen und Rückfragen am Mitarbeiter
Unter der jeweiligen Abrechnung sehen Sie, was Ihr Abrechner benötigt: Dokument hochladen, Auskunft eintragen oder „Reiche ich nach“ wählen.
- 5
Direkt in die digitale Personalakte
Hochgeladene Dateien gehen automatisch an die Upload-E-Mail Ihrer digitalen Personalakte. Word- und Excel-Dateien werden vorher in PDF umgewandelt.
- 6
Erinnerung und Abschluss
Für nachzureichende Unterlagen erhalten Sie einen Link und eine automatische Erinnerung. Sobald alles vorliegt, wird der Vorgang als vollständig gemeldet und die Abrechnung finalisiert.
Ihr Mehrwert als Mandant
Weniger Korrekturläufe
Fehler werden vor dem Abschluss erkannt – nicht erst nach der Auszahlung oder bei der Prüfung durch Sozialversicherung und Finanzamt.
Klare Zuständigkeit
Jeder Vermerk, jede Rückfrage und jedes Dokument ist einem Mitarbeiter und einem Abrechnungsmonat zugeordnet.
Vollständige Personalakte
Arbeitsverträge, RV-Befreiungsanträge oder Arbeitserlaubnisse landen dort, wo sie hingehören – ohne Zwischenablage im Postfach.
Nachvollziehbar dokumentiert
Freigabe, Änderungswünsche und Antworten werden mit Zeitpunkt gespeichert und per E-Mail bestätigt.
Datenschutz
Passwortgeschützter Zugang und Dateiablage auf Servern in der EU.
Mobil nutzbar
Die Prüfung funktioniert am Smartphone, Tablet und Desktop – auch zwischen zwei Terminen.
Vorbereitet auf die digitale Personalakte zum 01.01.2027
Viele Arbeitgeber stellen ihre Personalunterlagen bis 2027 vollständig auf digitale Ablage um. Die Schwierigkeit liegt selten in der Software, sondern in fehlenden Dokumenten. Der Freigabeprozess von Payworx nutzt den monatlichen Kontakt zur Probeabrechnung, um diese Lücken Schritt für Schritt zu schließen: Was für die Abrechnung relevant ist, wird gezielt angefordert und strukturiert abgelegt.
Mehr zur digitalen Personalakte 2027Häufige Fragen zur Online-Freigabe
Was ist eine Probeabrechnung?+
Eine Probeabrechnung ist die vorläufige Lohnabrechnung vor dem Monatsabschluss. Der Arbeitgeber prüft sie, bevor Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt übermittelt und Löhne ausgezahlt werden.
Wie gebe ich die Probeabrechnung bei Payworx frei?+
Über einen passwortgeschützten Link. Sie sehen jede Abrechnung einzeln und wählen „Freigeben“ oder „Änderung vermerken“. Zum Schluss senden Sie die Prüfung mit einem Klick ab.
Was passiert, wenn ich ein Dokument nicht sofort habe?+
Sie wählen „Reiche ich nach“. Sie erhalten danach einen eigenen Upload-Link und eine automatische Erinnerung, bis alle Unterlagen vorliegen.
Wohin werden hochgeladene Unterlagen übertragen?+
An die hinterlegte Upload-E-Mail-Adresse Ihrer digitalen Personalakte. Word- und Excel-Dateien werden vorher in PDF umgewandelt.
Brauche ich dafür eine zusätzliche Software?+
Nein. Ein aktueller Browser genügt, am Computer oder Smartphone.
Gilt der Prozess auch für die Baulohnabrechnung?+
Ja. Der Ablauf ist für Lohn- und Baulohnabrechnung identisch, inklusive baubezogener Unterlagen.
Lohnabrechnung mit strukturierter Freigabe?
Wir richten den Freigabeprozess beim Onboarding gemeinsam mit Ihnen ein.