DATEV Unternehmen Online
Schulung, Optimierung & Support
DATEV Unternehmen Online ist eine weit verbreitete Plattform für digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern. Payworx schult Ihre Teams in der effizienten Nutzung, optimiert Ihre Workflows und betreut Sie mit laufender Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung – vollständig digital, GoBD-konform und direkt mit Ihrem Steuerberater verbunden.
Kein Papier. Keine E-Mails mit Belegen. Keine manuellen Übergaben. Stattdessen: strukturierte digitale Abläufe, Echtzeit-Auswertungen und ein persönlicher Ansprechpartner bei Payworx – für KMU jeder Branche.
Warum DATEV Unternehmen Online mit Payworx?
DATEV-Hosting in Deutschland
Alle Mandantendaten werden ausschließlich auf deutschen Servern in DATEV Rechenzentrum verarbeitet – kein Drittlandtransfer.
Nahtlose Steuerberater-Schnittstelle
DATEV Unternehmen Online verbindet Ihr Unternehmen direkt mit Ihrem Steuerberater – ohne E-Mail, ohne manuelle Übergaben.
Digitale Belegerfassung
Belege per App, Upload oder E-Mail – direkt in den DATEV-Workflow. GoBD-konform archiviert, sofort verfügbar.
Echtzeit-Auswertungen
BWA, Saldenlisten und Liquiditätsübersichten auf Knopfdruck – keine Wartezeiten auf den Steuerberater.
Lohn & FiBu aus einer Hand
Payworx koppelt Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung über DATEV – perfekte Abstimmung zwischen Lohn- und Buchungsebene.
E-Rechnung & Peppol-ready
DATEV Unternehmen Online unterstützt XRechnung und ZUGFeRD – Payworx richtet das für Sie ein.
Schulung, Optimierung & laufender Support
Die Einrichtung selbst ist nicht die Kunst – der effiziente Umgang damit ist entscheidend. Payworx schult Ihre Teams praxisnah in DATEV Unternehmen Online, optimiert Ihre Workflows ressourcenschonend und betreut Sie dauerhaft: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuerberater-Abstimmung und digitale Prozesse aus einer Hand. Für KMU von 5 bis 300 Mitarbeitenden.
Mehr zur Buchhaltung auslagern- Praxisschulung: Effiziente Nutzung von DATEV Unternehmen Online
- Workflow-Optimierung für Ihre spezifischen Geschäftsprozesse
- Einrichtung und Konfiguration – auf Basis Ihrer Anforderungen
- Digitale Belegerfassung und GoBD-konforme Archivierung
- Laufende Finanzbuchhaltung über DATEV (§ 6 Nr. 4 StBerG)
- Lohnabrechnung mit direkter Übergabe an DATEV Lohn & Gehalt
- Monatliche BWA und Auswertungen in Echtzeit
- Persönlicher Support und kontinuierliche Optimierung
DATEV Unternehmen Online – Zielgruppen
KMU mit Steuerberater
Unternehmen, die eine nahtlose digitale Schnittstelle zu ihrem Steuerberater suchen – ohne Medienbrüche.
Wachsende Unternehmen
Betriebe ab 5 Mitarbeitenden, die Lohnabrechnung und Buchhaltung skalierbar digitalisieren wollen.
Handwerksbetriebe
Handwerker und Dienstleister, die Papierbelege eliminieren und Prozesse beschleunigen wollen.
Steuerkanzleien
Steuerberater, die Mandanten auf DATEV Unternehmen Online migrieren und entlastet werden möchten.
Musterprozess · Digitaler Lohnabrechnungslauf
Digitale Lohnabrechnung braucht einen klaren Prozess – nicht nur Software.
Wir verbinden Datenbereitstellung, digitale Personalakte, Abstimmung und Freigabe zu einem nachvollziehbaren Ablauf. Die konkrete Prozessbeschreibung wird für Ihr Kundensystem entwickelt. Der folgende individuell anpassbare DATEV-Musterprozess zeigt alle 8 Phasen und 43 Prüfpunkte.
Payworx nutzt ADDISON von Wolters Kluwer als primäres Abrechnungssystem. Unsere digitalen Personal- und Abrechnungsprozesse gestalten wir mit den jeweils aktuell verfügbaren und im konkreten Einsatz nutzbaren Funktionen. Bestehende DATEV-Systemlandschaften berücksichtigen wir bei der individuellen Prozesskonzeption. Jede Prozessbeschreibung wird ausdrücklich für das Kundensystem, die vorhandenen Anwendungen, die betrieblichen Anforderungen und die vereinbarten Zuständigkeiten entworfen.
Systemeinordnung: ADDISON und DATEV
Primäres Abrechnungssystem von Payworx
ADDISON von Wolters Kluwer.
Systemlandschaft im Praxisbeispiel
DATEV Unternehmen online, DATEV LODAS, DATEV Personalakte und DATEV ProCheck.
Ihre tatsächliche Lösung
Wird individuell vereinbart, beschrieben und entworfen. Eine automatische Synchronisation zwischen ADDISON und DATEV wird nicht vorausgesetzt.
Der Ablauf in acht Phasen
- 11
Phase 1: Datenbereitstellung
Rolle: Unternehmen / Mandant
Anwendungen: DATEV Unternehmen online – Mitarbeiter, Personaldaten, Monatsdaten
Ergebnis: Bestätigte Datenbereitstellung für den Abrechnungsmonat
Details zu Phase 1 → - 22
Phase 2: Datenübernahme
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle
Anwendungen: DATEV LODAS – Datenübernahme
Ergebnis: Übernommene und auf Vollständigkeit geprüfte Daten
Details zu Phase 2 → - 33
Phase 3: Stammdatenprüfung
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle
Anwendungen: DATEV LODAS, ELStAM-Verfahren
Ergebnis: Geprüfte und nachvollziehbar dokumentierte Mitarbeiterstammdaten
Details zu Phase 3 → - 44
Phase 4: Abstimmung Bewegungsdaten
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle
Anwendungen: DATEV LODAS – Erfassungstabellen, DATEV Personalakte
Ergebnis: Abgestimmte Monatsdaten mit nachvollziehbaren Nachweisen
Details zu Phase 4 → - 55
Phase 5: Dokumenteneingang
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle
Anwendungen: DATEV Personalakte, DATEV LODAS
Ergebnis: Verarbeiteter Dokumenteneingang für den Abrechnungslauf
Details zu Phase 5 → - 66
Phase 6: Probeabrechnung & Freigabe
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle und Unternehmen / Mandant
Anwendungen: DATEV LODAS, geschützter Übermittlungsweg
Ergebnis: Dokumentierte Freigabe des final abzurechnenden Standes
Details zu Phase 6 → - 77
Phase 7: Finalabrechnung & Bereitstellung
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle
Anwendungen: DATEV LODAS, vereinbarte DATEV-Auswertungsanwendungen (im Muster: DUO „Auswertungen Personalwirtschaft“)
Ergebnis: Finalisierte Abrechnung und bereitgestellte Auswertungen
Details zu Phase 7 → - 88
Phase 8: Leistungserfassung & Abschluss
Rolle: Lohnbüro / abrechnende Stelle
Anwendungen: DATEV LODAS – Datenweitergabe, Auftragsverwaltung
Ergebnis: Vollständige Leistungsdokumentation und Rechnungsvorbereitung
Interner Abschluss des Lohnbüros
Details zu Phase 8 →
Korrekturschleife: Änderungen an der Probeabrechnung (Phase 6) führen zurück in die Bearbeitung und gegebenenfalls zu einer erneuten Probeabrechnung und Freigabe, bevor Phase 7 beginnt.
Rollen und Zuständigkeiten
Unternehmen / Mandant
Bereitstellung der vereinbarten Daten und Nachweise, Beantwortung von Rückfragen, Prüfung und Freigabe.
Lohnbüro / abrechnende Stelle
Datenübernahme, fachliche Prüfung, Abstimmung, Abrechnung, Protokollkontrolle und Bereitstellung.
Gemeinsame Abstimmung
Klärung von Abweichungen, fehlenden Nachweisen, Änderungen und Freigaben.
Die tatsächliche Aufgabenverteilung wird kundenspezifisch vereinbart.
Vier zentrale Kontrollpunkte
Diese Kontrollpunkte markieren zentrale Übergänge im Musterprozess. Sie machen sichtbar, wann die Voraussetzungen für den nächsten Bearbeitungsschritt erfüllt sind.
Der vollständige Prozess mit allen 43 Prüfpunkten
Phase 1 – Datenbereitstellung durch den Mandanten
Der Abrechnungslauf beginnt mit den Daten des Unternehmens. Im Musterprozess stellt der Mandant Stamm- und Monatsdaten selbst in DATEV Unternehmen online bereit und bestätigt die Vollständigkeit.
- Zuständigkeit
- Unternehmen / Mandant
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV Unternehmen online – Mitarbeiter, Personaldaten, Monatsdaten
- Erwartetes Ergebnis
- Bestätigte Datenbereitstellung für den Abrechnungsmonat
Der Mandant teilt über den vereinbarten Kommunikationsweg schriftlich mit, dass alle Daten für den Abrechnungsmonat bereitstehen. Datum und Absender werden dokumentiert. Erst danach beginnt die Bearbeitung.
Bei Bedarf wird der Bearbeitungstermin telefonisch abgestimmt. Datum, Ansprechpartner und Absprachen zu Sonderzahlungen, Ein- und Austritten sowie sonstigen Besonderheiten werden dokumentiert.
Neue Beschäftigte und Stammdatenänderungen werden bereitgestellt, etwa Anschrift, Bankverbindung, Arbeitszeit, Vergütung, Krankenkasse und Steuer-ID.
Variable Monatsdaten werden bereitgestellt: Stunden, Zuschläge, Prämien, Einmalzahlungen, Fehlzeiten und Urlaub.
Soweit das Verfahren im konkreten Fall anwendbar ist, werden der vorgesehene eAU-Abruf und die Rückmeldungen der Krankenkassen mit den erfassten Fehlzeiten abgestimmt. Besonderheiten der Entgeltfortzahlung (etwa über sechs Wochen hinaus) und mögliche Vorerkrankungszeiten sind Prüfthemen; sie werden im Einzelfall beurteilt und nicht pauschal aus einer eAU-Rückmeldung abgeleitet.
Phase 2 – Datenübernahme in DATEV LODAS
Die bereitgestellten Daten werden in das Abrechnungsprogramm übernommen. Entscheidend ist die Kontrolle der Protokolle, bevor weitergearbeitet wird.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV LODAS – Datenübernahme
- Erwartetes Ergebnis
- Übernommene und auf Vollständigkeit geprüfte Daten
Stamm- und Änderungsdaten werden übernommen. Das Übernahmeprotokoll wird geprüft; Fehler und Hinweise werden geklärt, bevor es weitergeht.
Menüpfad laut Musterprozess:
Lodas | Datenübernahme | DATEV-Personaldaten– mit der eingesetzten Programmversion abzugleichen.Die Bewegungsdaten werden aus dem DATEV-Rechenzentrum abgerufen und importiert. Im Importprotokoll wird geprüft, ob alles vollständig ist und ob Datensätze abgewiesen wurden.
Menüpfad laut Musterprozess:
Lodas | Datenübernahme | ASCII-Daten importieren– mit der eingesetzten Programmversion abzugleichen.
Phase 3 – Neue Mitarbeiter und Stammdatenprüfung
Neu angelegte Beschäftigte werden vollständig geprüft. Grundlage sind die vorliegenden Unterlagen, insbesondere der Arbeitsvertrag.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV LODAS, ELStAM-Verfahren
- Erwartetes Ergebnis
- Geprüfte und nachvollziehbar dokumentierte Mitarbeiterstammdaten
Es wird geprüft, ob mit der Datenübernahme neue Datensätze angelegt wurden. Jeder neue Beschäftigte wird in den Punkten 3.2 bis 3.6 vollständig geprüft; der zugehörige Arbeitsvertrag wird berücksichtigt.
Arbeitnehmertyp, Personengruppe, Abrechnungsgruppe, Entlohnungsform und Beschäftigungsbetrieb werden mit den vorliegenden Unterlagen abgeglichen.
Der neunstellige Tätigkeitsschlüssel wird geprüft: ausgeübte Tätigkeit, höchster Schul- und Berufsabschluss, Arbeitnehmerüberlassung sowie Vertragsform (Voll- oder Teilzeit, befristet oder unbefristet).
Steuer-ID, Geburtsdatum und die Voraussetzungen für den ELStAM-Abruf werden geprüft. Eine erforderliche vorläufige steuerliche Behandlung wird anhand des konkreten Falls und der geltenden Vorgaben festgelegt. Nach Eingang der Rückmeldung wird ein etwaiger Korrekturbedarf geprüft.
Beitragsgruppen, Personengruppe, Übergangsbereich (Midijob), Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeldumlage) und Einzugsstelle werden geprüft. Bei Minijobs wird ein gegebenenfalls gestellter Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht berücksichtigt und dokumentiert.
Die Anmeldung beziehungsweise der Abruf wird im vorgesehenen Verfahren angestoßen. Die Rückmeldung wird geprüft und die steuerlichen Merkmale werden gegebenenfalls aktualisiert.
Menüpfad laut Musterprozess:
Lodas | Mitarbeiter | Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale– mit der eingesetzten Programmversion abzugleichen.
Phase 4 – Bewegungsdaten mit der Personalakte abstimmen
Jeder abrechnungsrelevante Monatswert wird mit dem zugehörigen Nachweis abgeglichen. Hier greifen Abrechnung und digitale Personalakte direkt ineinander.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV LODAS – Erfassungstabellen, DATEV Personalakte
- Erwartetes Ergebnis
- Abgestimmte Monatsdaten mit nachvollziehbaren Nachweisen
Die Bewegungsdaten werden nach Personalnummer selektiert und für jeden Beschäftigten einzeln bearbeitet.
Menüpfad laut Musterprozess:
Lodas | Bewegungsdaten | Erfassungstabellen öffnen | Datensätze anzeigen– mit der eingesetzten Programmversion abzugleichen.Ab diesem Schritt wird parallel mit der Personalakte gearbeitet. Nachweise werden anhand der Mitarbeiterzuordnung beziehungsweise Personalnummer im Dokumenteneingang aufgefunden.
Stunden, Zuschläge, Prämien, Fehlzeiten und Einmalzahlungen werden mit den zugehörigen Nachweisen abgestimmt. Abweichungen werden geklärt und korrigiert.
Geprüfte Dokumente werden dem Beschäftigten und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet. Im Musterprozess werden sie zusätzlich als „abrechnungsrelevant“ gekennzeichnet; wie diese Kennzeichnung erfolgt, hängt von der eingesetzten Anwendung ab.
Fehlt zu einem Bewegungsdatum ein Beleg, wird er mit Personalnummer, Lohnart und Wert strukturiert beim Mandanten angefordert. Rückfragen werden möglichst gesammelt (etwa mit der Probeabrechnung, siehe 6.2) gestellt und dokumentiert.
Werden Stunden aus einem vorgelagerten Zeiterfassungssystem übernommen, werden System, Datenübergabe, Aufbewahrung und Zugriff in der Verfahrensdokumentation beschrieben; deren Vorhandensein und Aktualität werden geprüft. Eine zusätzliche Ablage der Stundennachweise in der Personalakte kann je nach dokumentiertem Verfahren entbehrlich sein. Die Nachweise selbst entfallen dadurch nicht; ihre Aufbewahrung und Verfügbarkeit sind gesondert sicherzustellen.
Abschlusskontrolle über alle betroffenen Personalnummern: Die Schritte 4.1 bis 4.5 werden wiederholt, bis alle Personalnummern mit Bewegungsdaten bearbeitet sind. Erst dann gilt der Punkt als erledigt.
Mehr zur Dokumentenführung: Digitale Personalakte im Lohnprozess
Phase 5 – Posteingang der Personalakte abarbeiten
Neben den Monatsnachweisen gehen weitere Unterlagen ein, etwa Vertragsänderungen, Bescheinigungsanforderungen oder Pfändungen. Sie werden strukturiert bearbeitet und zugeordnet.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV Personalakte, DATEV LODAS
- Erwartetes Ergebnis
- Verarbeiteter Dokumenteneingang für den Abrechnungslauf
Die verbleibenden Unterlagen im Dokumenteneingang werden der Reihe nach bearbeitet. Ziel ist ein vollständig abgearbeiteter Eingang am Ende des Abrechnungslaufs.
Änderungen bei Gehalt, Arbeitszeit, Tätigkeit und Befristung werden geprüft und eingepflegt. Der Gültigkeitszeitpunkt wird berücksichtigt und das Dokument zugeordnet.
Bei Entgeltumwandlung oder arbeitgeberfinanzierter bAV werden Durchführungsweg, Versicherer, Vertragsnummer und Betrag erfasst. Die im Einzelfall einschlägige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung wird geprüft, ebenso ein gegebenenfalls erforderlicher Arbeitgeberzuschuss. Der Vertrag wird zugeordnet.
Überlassungsvertrag, Entgeltumwandlung und Laufzeit werden geprüft. Die Bewertung des geldwerten Vorteils richtet sich nach dem jeweiligen Fall; eine bestimmte Bemessungsregel wird nicht pauschal unterstellt. Anschließend wird der Vorgang angelegt und das Dokument zugeordnet.
Angeforderte Bescheinigungen werden erstellt beziehungsweise elektronisch übermittelt, zum Beispiel Arbeitsbescheinigung (BEA), Entgeltbescheinigung für Kranken- oder Mutterschaftsgeld (EEL) oder Verdienstbescheinigung. Übermittlung und Dokumentation werden festgehalten; je nach Vereinbarung wird die Leistung gesondert vermerkt.
Austrittsdatum, gegebenenfalls Abfindung, Urlaubsabgeltung und Restansprüche werden berücksichtigt. Abmeldung (DEÜV) und Austrittsunterlagen werden geprüft, die Kündigung zugeordnet.
Pfändungs- und Überweisungsbeschluss werden mit Rang, Gläubiger und Betrag erfasst. Pfändungsfreigrenzen, Unterhaltspflichten und fristgebundene Erklärungen werden berücksichtigt. Wer die Drittschuldnererklärung abgibt, wird zwischen Unternehmen und Lohnbüro vereinbart und geklärt. Je nach Vereinbarung wird die Leistung gesondert vermerkt.
Mehr zur Dokumentenführung: Digitale Personalakte im Lohnprozess
Phase 6 – Probeabrechnung und Freigabe
Vor der endgültigen Abrechnung prüft das Unternehmen den Abrechnungsstand. Änderungen fließen zurück in die Bearbeitung.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle und Unternehmen / Mandant
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV LODAS, geschützter Übermittlungsweg
- Erwartetes Ergebnis
- Dokumentierte Freigabe des final abzurechnenden Standes
Die Probeabrechnung wird für alle Abrechnungsgruppen erstellt. Geprüft werden Vormonatsvergleich, Auszahlungsbeträge, SV-Tage, Ein- und Austritte sowie Fehler- und Hinweisprotokolle.
Die Probeabrechnung wird über einen geschützten Übermittlungsweg bereitgestellt. Noch fehlende Nachweise (aus 4.5) werden gesammelt angefordert und eine Frist für die Freigabe vereinbart.
Freigebende Person, Datum und zugehöriger Abrechnungsstand werden dokumentiert. Ohne die vereinbarte Freigabe erfolgt keine Finalabrechnung.
Nachgereichte Unterlagen werden dem Beschäftigten und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet und entsprechend gekennzeichnet.
Korrekturen werden umgesetzt und in ihren Auswirkungen geprüft. Bei abrechnungsrelevanten Änderungen wird eine erneute Abstimmung beziehungsweise Freigabe des geänderten Standes sichergestellt, bei Bedarf mit neuer Probeabrechnung.
Hinweis: Änderungen nach 6.5 führen zurück zur Bearbeitung und gegebenenfalls zu einer neuen Probeabrechnung und Freigabe (6.1 bis 6.3).
Phase 7 – Finalabrechnung und Bereitstellung
Nach der Freigabe wird endgültig abgerechnet, übermittelt und bereitgestellt. Den Abschluss bildet die Kontrolle des Dokumenteneingangs.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV LODAS, vereinbarte DATEV-Auswertungsanwendungen (im Muster: DUO „Auswertungen Personalwirtschaft“)
- Erwartetes Ergebnis
- Finalisierte Abrechnung und bereitgestellte Auswertungen
Die endgültige Abrechnung wird durchgeführt und die erforderlichen Übermittlungen werden ausgelöst. Im Musterprozess gehören dazu Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen. Die jeweiligen Fristen und Fälligkeiten werden gesondert berücksichtigt.
Rückmeldungen des Rechenzentrums und der Annahmestellen werden auf Fehler geprüft. Fehler werden nachverfolgt und behoben.
Beispiele sind Lohnabrechnungen, Lohnjournal, Zahlungsliste, Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldung und Buchungsliste. Die Bereitstellung erfolgt entsprechend der eingerichteten Anwendung und der vergebenen Berechtigungen; ihr Eingang wird geprüft.
Das Unternehmen wird über den Abschluss und die bereitstehenden Auswertungen informiert, bei Bedarf mit Hinweis auf Zahlungstermine. Personenbezogene Auswertungen werden nicht ungeschützt angehängt.
Zuordnung und Bearbeitungsstand werden geprüft: Sind alle abrechnungsrelevanten Dokumente zugeordnet? Sind offene Nachforderungen und Folgeaufgaben für den Folgemonat dokumentiert? „Posteingang leer“ beschreibt das Ziel des abgearbeiteten Abrechnungslaufs, nicht die Zusage, dass danach keine neuen Dokumente mehr eingehen.
Mehr zur Dokumentenführung: Digitale Personalakte im Lohnprozess
Phase 8 – Leistungen erfassen und Auftrag abschließen
Interner organisatorischer Abschluss des Lohnbüros
Interner organisatorischer Abschluss des Lohnbüros. Diese Phase gehört zur vollständigen Vorlage, enthält aber keine Mitwirkungspflichten des Unternehmens.
- Zuständigkeit
- Lohnbüro / abrechnende Stelle
- Systeme laut Musterprozess
- DATEV LODAS – Datenweitergabe, Auftragsverwaltung
- Erwartetes Ergebnis
- Vollständige Leistungsdokumentation und Rechnungsvorbereitung
Die im Musterprozess verwendeten Leistungs- beziehungsweise Abrechnungsdaten (etwa die Anzahl der Abrechnungen) werden ermittelt.
Menüpfad laut Musterprozess:
Lodas | Datenweitergabe | Gegenstandswerte– mit der eingesetzten Programmversion abzugleichen.Die Werte werden in den Auftrag übernommen und auf Vollständigkeit geprüft.
Die Bearbeitungszeit für den Abrechnungslauf wird entsprechend der internen Organisation dokumentiert.
Geprüft wird, ob Tätigkeiten wie Eintritte, Austritte, Pfändungen, Bescheinigungen, Einrichtung von bAV oder Dienstradleasing, Nachberechnungen oder zusätzlicher Abstimmungsaufwand (etwa wegen fehlender oder verspäteter Daten) zu berücksichtigen sind. Ob eine Leistung gesondert berechnet wird, richtet sich allein nach der Vergütungsvereinbarung.
Nach vollständiger Leistungserfassung wird der Auftrag organisatorisch abgeschlossen.
Interner Status des in der Vorlage beschriebenen Ablaufs: Die Rechnungspositionen werden zur Abrechnung vorgeschlagen; damit ist die Checkliste abgeschlossen. Dies ist keine allgemeine Funktion jeder Kundenkonfiguration.
Grundsätze der Dokumentation
- 1
Bearbeitungsstart nach bestätigter Datenbereitstellung
Die Bearbeitung beginnt erst, wenn das Unternehmen die Vollständigkeit der Daten schriftlich bestätigt hat.
- 2
Nachvollziehbare Nachweise für abrechnungsrelevante Bewegungsdaten
Dokumente, die zu Bewegungsdaten führen, sind abrechnungsrelevant und können bei Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung der Rentenversicherung von Bedeutung sein.
- 3
Zuordnung zu Beschäftigten und Abrechnungszeiträumen
Geprüfte Dokumente werden dem Beschäftigten und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet und gekennzeichnet.
- 4
Schriftliche, dokumentierte Anforderung fehlender Nachweise
Fehlende Belege werden mit Personalnummer, Lohnart und Wert angefordert, möglichst gesammelt mit der Probeabrechnung.
- 5
Dokumentiertes Verfahren bei vorgelagerter Zeiterfassung
Bei einem vorgelagerten Zeiterfassungssystem gilt die hinterlegte Verfahrensdokumentation; Aufbewahrung und Verfügbarkeit der Nachweise bleiben sichergestellt.
- 6
Finalisierung nach vereinbarter Freigabe
Final abgerechnet wird erst nach der vereinbarten Freigabe des Abrechnungsstandes.
- 7
Abschlusskontrolle des Dokumenteneingangs
Der Lauf ist abgeschlossen, wenn der Dokumenteneingang verarbeitet und offene Punkte für den Folgemonat vermerkt sind.
Der Nutzen: klare Zuständigkeiten, auffindbare Unterlagen, weniger ungeklärte Übergaben und nachvollziehbare Bearbeitungsstände.
Diese Angaben machen aus dem Muster Ihren individuellen Prozess
Ansprechpartner und Kommunikationswege
z. B. Personalleitung, Freigabe per Portal oder E-Mail
Stichtag der Datenlieferung
z. B. jeweils der 20. des Monats
Abrechnungstermine und Abrechnungsgruppen
z. B. gewerbliche Beschäftigte und Angestellte
Personal-, Dokumenten- und Abrechnungssysteme
z. B. ADDISON oder bestehende DATEV-Anwendungen
Vorgelagertes Zeiterfassungssystem
ja oder nein, mit Angabe des Systems
Ablageort und Stand der Verfahrensdokumentation
z. B. Mandantenakte, Stand der letzten Prüfung
Betriebliche Besonderheiten
z. B. Tarif, bAV, Dienstradleasing, Pfändungen, Kurzarbeit
Zuständigkeiten
für Datenbereitstellung, Rückfragen und Freigabe
Umsetzung in DATEV ProCheck
Beispiel für die organisatorische Umsetzung; konkrete Bedienung und Funktionsumfang sind versionsabhängig. Es handelt sich um eine Payworx-Vorlage, nicht um eine DATEV-Herstellervorlage.
- Vorlagenname
- Lfd. Lohnbuchhaltung – digitaler Abrechnungslauf
- Kurzbezeichnung
- Lohn digital DUO/Lodas
- Struktur
- 8 Kapitel · 43 Prüfpunkte · 4 Favoriten
- Geltungsbereich
- Musterprozess für laufende Lohnabrechnung mit Datenbereitstellung über DATEV Unternehmen online
- Stand der Vorlage
- Version 1.0, Oktober 2026
Acht Schritte zur Umsetzung
- 1.Neue Checklistenvorlage mit dem vorgesehenen Namen anlegen.
- 2.Mandantenhinweise und Checklisteninformationen übernehmen.
- 3.Acht Kapitel als Gliederung (ohne Abhakfunktion) und Unterpunkte als abhakbare Prüfpunkte strukturieren.
- 4.Detailinformationen den jeweiligen Prüfpunkten zuordnen.
- 5.Punkte 1.1, 4.7, 6.3 und 7.5 als Favoriten markieren.
- 6.Punkt 4.6 bei fehlendem vorgelagertem Zeiterfassungssystem als nicht einschlägig kennzeichnen.
- 7.Vorlage den passenden digitalen Lohnmandaten zuweisen und individuelle Angaben ergänzen.
- 8.Menüpfade und verfügbare Funktionen mit der eingesetzten Programmversion abgleichen.
Checklisteninformationen (Zusammenfassung)
Ablauf: Das Unternehmen meldet die Datenbereitstellung → Datenübernahme in LODAS → Prüfung der Stammdaten → Abstimmung der Bewegungsdaten mit der Personalakte → Verarbeitung des Dokumenteneingangs → Probeabrechnung → Freigabe durch das Unternehmen → Finalabrechnung → Bereitstellung der Auswertungen → Leistungserfassung. Grundsatz: Dokumente, die zu Bewegungsdaten führen, sind abrechnungsrelevant. Sie werden dem Abrechnungszeitraum zugeordnet und gekennzeichnet. Fehlende Nachweise werden schriftlich angefordert, die Anforderung wird dokumentiert. Bei Stundennachweisen aus einem vorgelagerten Zeiterfassungssystem gilt die Verfahrensdokumentation.
Häufige Fragen zum Musterprozess
Payworx nutzt ADDISON von Wolters Kluwer als primäres Abrechnungssystem. Unsere digitalen Personal- und Abrechnungsprozesse gestalten wir mit den jeweils aktuell verfügbaren und im konkreten Einsatz nutzbaren Funktionen. Bestehende DATEV-Systemlandschaften berücksichtigen wir bei der individuellen Prozesskonzeption. Jede Prozessbeschreibung wird ausdrücklich für das Kundensystem, die vorhandenen Anwendungen, die betrieblichen Anforderungen und die vereinbarten Zuständigkeiten entworfen.
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit DATEV Unternehmen online oder anderen DATEV-Anwendungen. Der Musterprozess zeigt beispielhaft, wie ein vollständig digitaler Abrechnungslauf in einer solchen Systemlandschaft strukturiert sein kann.
Nein. DATEV Unternehmen online ist Teil der im Beispiel beschriebenen Systemlandschaft. Welche Anwendungen in Ihrem Fall eingesetzt werden, wird individuell vereinbart.
Ja. Jede Prozessbeschreibung wird für Ihr Kundensystem, Ihre vorhandenen Anwendungen, Ihre betrieblichen Anforderungen und die vereinbarten Zuständigkeiten entworfen.
Im Musterprozess stellt das Unternehmen die vereinbarten Daten und Nachweise bereit, beantwortet Rückfragen und prüft und gibt die Probeabrechnung frei. Die tatsächliche Aufgabenverteilung wird mit Ihnen vereinbart.
Sie ist der Ort, an dem Nachweise eingehen, Beschäftigten und Abrechnungszeiträumen zugeordnet und mit den Monatsdaten abgeglichen werden (Phasen 4, 5 und 7).
Fehlende Belege werden mit Personalnummer, Lohnart und Wert schriftlich angefordert, möglichst gesammelt mit der Probeabrechnung. Die Anforderung wird dokumentiert.
Abrechnungsrelevante Änderungen werden eingearbeitet und in ihren Auswirkungen geprüft. Der geänderte Stand wird erneut abgestimmt beziehungsweise freigegeben, bei Bedarf mit einer neuen Probeabrechnung.
Ja. System, Datenübergabe, Aufbewahrung und Zugriff werden in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Die Aufbewahrung der Nachweise wird dabei gesondert sichergestellt.
Nein. Der dargestellte Ablauf ist ein Muster. Er ist nicht automatisch der Standardablauf jedes Payworx-Mandats und wird für jedes Unternehmen individuell angepasst.
Aus einem Muster wird Ihr individueller Lohnprozess
Wir betrachten Ihre Anwendungen, Datenwege und Zuständigkeiten und entwickeln daraus eine Prozessbeschreibung, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Kundensystem passt.
* Payworx GmbH & Co. KG erbringt Leistungen im Bereich Finanzbuchhaltung ausschließlich im Rahmen von § 6 Nr. 3 und § 6 Nr. 4 StBerG. Payworx ist kein autorisierter DATEV-Partner, sondern nutzt DATEV-Produkte im Rahmen der zulässigen Lohnbuchhaltungsleistungen. Hauptsitz: Payworx GmbH & Co. KG, Döbelner Str. 2, 12627 Berlin.