Verpflichtende Arbeitszeiterfassung: EU-Vorgabe gilt, deutsches Gesetz fehlt noch – der aktuelle Stand 2026

Zusammenfassung für Eilige

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland kein Zukunftsthema, sondern seit Jahren geltendes Recht – sie ergibt sich bereits aus dem EuGH-Urteil C-55/18 (CCOO) vom 14. Mai 2019 in Verbindung mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) und § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Was seit über drei Jahren fehlt, ist die gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) selbst: Form der Aufzeichnung, Fristen, Delegationsmöglichkeiten, Ausnahmen für Vertrauensarbeitszeit und ein abgestimmter Bußgeldkatalog. Seit Juni 2026 liegt dazu ein neuer Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vor – der Gesetzgebungsprozess ist damit neu angestoßen, aber noch nicht abgeschlossen. Dieser Beitrag ordnet die europarechtliche Ausgangslage, die Rechtsprechung, den Inhalt des aktuellen Entwurfs sowie den zu erwartenden weiteren Ablauf im Detail ein.

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1. Die europarechtliche Ausgangslage: Das EuGH-Urteil C-55/18 (CCOO)

Den Ausgangspunkt der gesamten Entwicklung bildet das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 (Federación de Servicios de Comisiones Obreras – CCOO ./. Deutsche Bank SAE). Der EuGH legte Art. 3, 5 und 6 der Richtlinie 2003/88/EG (Arbeitszeitrichtlinie) sowie Art. 31 Abs. 2 der Grundrechtecharta dahingehend aus, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, "ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann". Dieses System muss nach der Entscheidung:

• objektiv sein (nachprüfbar, nicht auf bloßen Angaben des Arbeitnehmers beruhend),
• verlässlich sein (technisch und organisatorisch geeignet, die tatsächliche Arbeitszeit korrekt abzubilden),
• zugänglich sein (für Arbeitnehmer, Betriebsrat und Aufsichtsbehörden einsehbar).

Der EuGH begründete dies mit dem Schutzzweck der Arbeitszeitrichtlinie: Ohne systematische Erfassung könnten weder die täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten noch die Mindestruhezeiten wirksam kontrolliert werden – der Arbeitnehmer befinde sich als "schwächere Partei" des Arbeitsverhältnisses typischerweise nicht in der Position, seine Rechte gegen den Arbeitgeber ohne objektive Nachweise durchzusetzen.

Wichtig für die Praxis: Der EuGH hat den Mitgliedstaaten bewusst keine Vorgaben zur konkreten Ausgestaltung gemacht – weder zur Form (Papier, elektronisch, App) noch zum Zeitpunkt der Aufzeichnung. Diese Umsetzung oblag von Anfang an dem nationalen Gesetzgeber, der in Deutschland bis heute keine abschließende Regelung getroffen hat.

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2. Die nationale Rechtsprechung: Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022

Da der deutsche Gesetzgeber nach dem EuGH-Urteil zunächst untätig blieb, musste die Frage der unmittelbaren Wirkung im Streit um ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gerichtlich geklärt werden. Das Bundesarbeitsgericht entschied mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), dass:

1. Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht – konkret aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen, mit dem Beginn, Ende und damit auch die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden können;
2. diese Pflicht unmittelbar gilt und keiner weiteren gesetzgeberischen Konkretisierung bedarf, um wirksam zu sein;
3. dem Betriebsrat deshalb kein Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zusteht, ein eigenes System einzuführen, weil die Pflicht zur Einführung als solche bereits gesetzlich vorgegeben ist (der Betriebsrat kann aber bei der Ausgestaltung mitbestimmen).

Das BAG stützte sich dabei auf eine richtlinienkonforme Auslegung des ArbSchG im Lichte des EuGH-Urteils. In der schriftlichen Beschlussbegründung (veröffentlicht im Dezember 2022) stellte das Gericht ausdrücklich klar, dass die Pflicht für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße gilt und sich auf alle Arbeitnehmer erstreckt – unabhängig davon, ob Vertrauensarbeitszeit vereinbart wurde.

Praxisfolge seit 2022

Seit dem BAG-Beschluss gilt in der einhelligen arbeitsrechtlichen Kommentierung: Es gibt aktuell keine Übergangsfrist und kein "Warten auf das neue Gesetz". Arbeitgeber, die keine Arbeitszeiterfassung durchführen, verstoßen bereits heute gegen geltendes Aufsichtsrecht und riskieren aufsichtsbehördliche Anordnungen nach § 22 ArbSchG sowie – bei Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung – ein Bußgeld nach § 25 ArbSchG.

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3. Die Regelungslücke: Was das ArbSchG offenlässt

Genau hier liegt die vom Nutzer zutreffend beschriebene Problematik: Die Pflicht besteht, aber die Art und Weise ihrer Umsetzung ist gesetzlich nicht konkretisiert. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist eine allgemeine Organisationspflicht des Arbeitsschutzrechts und beantwortet nicht:

• Muss die Erfassung elektronisch erfolgen oder genügt eine manuelle/papierbasierte Aufzeichnung?
• Muss die Erfassung taggenau am Tag der Arbeitsleistung erfolgen oder reicht eine spätere Nacherfassung?
• Darf die Aufzeichnung an Arbeitnehmer oder Dritte delegiert werden, und wie exkulpiert sich der Arbeitgeber bei Erfassungsfehlern der Beschäftigten?
• Wie ist mit Vertrauensarbeitszeit umzugehen, bei der der Arbeitgeber bewusst auf laufende Kontrolle verzichtet?
• Welche Aufbewahrungsfristen und Auskunftsrechte der Arbeitnehmer gelten?
• Welche Ausnahmen (Kleinbetriebe, leitende Angestellte, bestimmte Branchen) sind zulässig?
• Welche Bußgeldtatbestände greifen konkret bei Verstößen gegen die Erfassungspflicht selbst (nicht nur gegen Höchstarbeitszeiten)?

Diese Fragen sollen durch eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes, insbesondere des bisher nur die Mehrarbeit betreffenden § 16 ArbZG, beantwortet werden. Bis zum Abschluss dieses Gesetzgebungsverfahrens bleibt die Rechtslage für Arbeitgeber in wichtigen Detailfragen unsicher – man spricht in der Fachliteratur von einer "Regelungslücke bei bestehender Grundpflicht".

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4. Der Gesetzgebungsverlauf im Detail: Von 2023 bis zum Referentenentwurf 2026

Phase 1 – Erster Referentenentwurf (April 2023)

Unter Bundesarbeitsminister Hubertus Heil legte das BMAS am 18. April 2023 einen ersten Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG vor. Kernpunkte waren bereits damals die elektronische Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG-E, gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Ausnahmen für Kleinbetriebe. Der Entwurf wurde innerhalb der Ampel-Koalition kontrovers diskutiert (insbesondere zwischen BMAS und BMWK zur Frage der Flexibilisierung der täglichen Höchstarbeitszeit) und erreichte nie das Kabinett.

Phase 2 – Stillstand durch das Ende der Ampel-Koalition (2024)

Mit dem Bruch der Ampel-Koalition im November 2024 und den vorgezogenen Bundestagswahlen im Februar 2025 wurde der Gesetzgebungsprozess nicht weiterverfolgt. Der Entwurf von 2023 verfiel mit dem Ende der Legislaturperiode (Grundsatz der Diskontinuität).

Phase 3 – Koalitionsvertrag 2025

Im Koalitionsvertrag "Verantwortung für Deutschland" von CDU, CSU und SPD (April 2025) wurde das Vorhaben erneut aufgenommen. Vereinbart wurden insbesondere:

• eine verbindliche gesetzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung,
• gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße (ca. 1 Jahr für Großunternehmen, 2 Jahre bis 250 Beschäftigte, bis zu 5 Jahre für Kleinbetriebe),
• der grundsätzliche Fortbestand der Vertrauensarbeitszeit im Einklang mit den EU-Vorgaben,
• eine Aufbewahrungspflicht von grundsätzlich zwei Jahren.

Phase 4 – Neuer Referentenentwurf (Juni 2026)

Seit Juni 2026 liegt ein neuer, überarbeiteter Referentenentwurf des BMAS vor, der inhaltlich stark an den Entwurf von 2023 anknüpft, ihn jedoch um zusätzliche Flexibilisierungselemente ergänzt. Dieser Entwurf befindet sich Stand heute (1. Juli 2026) in der Phase der Ressort- und Verbändeanhörung – er ist damit noch kein Kabinettsbeschluss und noch nicht in den Bundestag eingebracht.

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5. Inhalt des aktuellen Referentenentwurfs (Stand Juni 2026)

5.1 Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG-E

• Arbeitgeber werden verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen (bislang erfasst § 16 ArbZG nur die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 ArbZG hinausgehende Mehrarbeit).
• Die Aufzeichnung soll grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
• Ausnahmen von der elektronischen Form: Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern sowie Privathaushalte mit Hausangestellten.

5.2 Gestaffelte Übergangsfristen für die elektronische Erfassung (§ 16 Abs. 9 ArbZG-E)

5.3 Opt-out über Tarifvertrag (§ 16 Abs. 7 ArbZG-E)

Tarifvertragsparteien bzw. – auf Grundlage eines Tarifvertrags – Betriebs- oder Dienstvereinbarungen können von Form und Zeitpunkt der Aufzeichnung abweichen. Spätester Zeitpunkt der Nacherfassung: Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages.

5.4 Delegation der Erfassung (§ 16 Abs. 3 ArbZG-E)

Die Aufzeichnung darf auf den Arbeitnehmer oder Dritte delegiert werden; die Verantwortung verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. Konkrete Exkulpationsmöglichkeiten (Anleitung, Information, Stichproben) werden nur in der Gesetzesbegründung skizziert, nicht im Gesetzestext selbst.

5.5 Vertrauensarbeitszeit (§ 16 Abs. 4 ArbZG-E)

Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich zulässig. Verzichtet der Arbeitgeber auf laufende Kontrolle, muss er durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten bekannt werden (z. B. automatische Schwellenwert-Meldungen, Stichprobenprüfungen).

5.6 Auskunfts- und Kopieanspruch (§ 16 Abs. 5 ArbZG-E)

Arbeitnehmer erhalten auf Verlangen einen Informations- und Kopieanspruch hinsichtlich der über sie aufgezeichneten Arbeitszeiten.

5.7 Aufbewahrungspflicht (§ 16 Abs. 6 ArbZG-E)

Aufzeichnungen sind für die Dauer der Beschäftigung, höchstens jedoch zwei Jahre, in deutscher Sprache bereitzuhalten.

5.8 Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit (§ 7 Abs. 1 Nr. 1b ArbZG-E)

Ausschließlich Tarifvertragsparteien (bzw. Betriebsparteien auf tariflicher Öffnungsklausel) können künftig statt der werktäglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren – vorausgesetzt, eine Gesundheitsgefährdung wird ausgeschlossen. Ohne Tarifbindung bleibt es beim bisherigen Achtstundentag nach § 3 ArbZG. Da mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland nicht tarifgebunden ist, betrifft diese Flexibilisierung nur einen Teil der Arbeitgeber.

5.9 Verschärfter Bußgeldkatalog (§ 22 Abs. 1, 2 ArbZG-E)

Bußgeldbewehrt werden insbesondere:

• nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellte Aufzeichnungen (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E),
• unterlassene Information/Kopie auf Verlangen (§ 16 Abs. 5 ArbZG-E),
• Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht (§ 16 Abs. 6 ArbZG-E).

Bußgeldrahmen: bis zu 30.000 Euro je Verstoß.

5.10 Weitere Punkte

• Punktuelle Lockerungen der Ruhezeit (§ 5 ArbZG) in Kliniken, Gastronomie, Verkehrsbetrieben, Rundfunk und Landwirtschaft bei unmittelbarem Ausgleich.
• Verkürzung der Ausgleichszeiträume in §§ 7, 14, 15 ArbZG von sechs auf vier Monate bzw. von 24 auf 16 Wochen.
• Erweiterte Prüf- und Vorlagebefugnisse der Aufsichtsbehörden nach § 17 ArbZG.

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6. Kritikpunkte aus der Fachdiskussion

Arbeitsrechtliche Kommentatoren bemängeln am aktuellen Entwurf insbesondere:

1. Zu enge Flexibilisierung: Die wöchentliche Höchstarbeitszeit bleibt an Tarifbindung geknüpft, obwohl weder EuGH noch Arbeitszeitrichtlinie dies verlangen – Arbeitgeber ohne Tarifvertrag profitieren nicht.
2. Weitreichender Auskunftsanspruch: Der Kopie- und Informationsanspruch nach § 16 Abs. 5 ArbZG-E geht über die EuGH-Vorgaben hinaus und erhöht den bürokratischen Aufwand.
3. Unklare Exkulpation bei Delegation: Es bleibt offen, unter welchen konkreten Voraussetzungen sich ein Arbeitgeber bei Erfassungsfehlern des Arbeitnehmers entlasten kann.
4. Ungenutzter Spielraum bei § 18 ArbZG: Art. 17 der Arbeitszeitrichtlinie erlaubt weitergehende Ausnahmen für bestimmte Personengruppen, die der Entwurf nicht ausschöpft – im Gegenteil wird der Anwendungsbereich der neuen Erfassungspflicht sogar auf bislang ausgenommene Gruppen erweitert.

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7. Erwarteter weiterer Ablauf des Gesetzgebungsverfahrens

Der deutsche Gesetzgebungsprozess für ein Bundesgesetz durchläuft typischerweise folgende Stationen. Bezogen auf den ArbZG-Referentenentwurf ergibt sich folgender – auf Basis des bisherigen Verlaufs geschätzter – Zeitrahmen:

Wichtiger Hinweis zur Einordnung: Diese Zeitschiene ist eine Einschätzung auf Basis des üblichen Gesetzgebungsverfahrens und der bisherigen Verzögerungen seit 2023 – sie ist keine amtliche Terminplanung. Angesichts des bereits einmal gescheiterten Entwurfs und der komplexen Abstimmung zwischen Sozial- und Wirtschaftsressort ist mit weiteren Verzögerungen zu rechnen. Arbeitgeber sollten sich nicht darauf verlassen, dass die Übergangsfristen von bis zu fünf Jahren erst mit einem tatsächlichen Inkrafttreten "zu laufen beginnen" – die zugrunde liegende Erfassungspflicht besteht schon heute.

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8. Praxisempfehlung: Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Unabhängig vom Stand des Gesetzgebungsverfahrens ergibt sich aus der bereits geltenden Rechtslage folgender Handlungsbedarf:

1. Sofort: Ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einführen, sofern noch nicht vorhanden – unabhängig von Betriebsgröße oder Branche.
2. Form wählen: Elektronische Systeme (Zeiterfassungsterminals, Apps, Software) sind zu empfehlen, da der kommende Gesetzesentwurf sie zum Regelfall macht und nur sehr kleine Betriebe (bis 10 Beschäftigte) dauerhaft ausnimmt.
3. Vertrauensarbeitszeit absichern: Wer auf laufende Kontrolle verzichtet, sollte schon jetzt Mechanismen vorsehen, die Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten erkennbar machen (z. B. Schwellenwert-Meldungen).
4. Dokumentation und Aufbewahrung: Aufzeichnungen so gestalten, dass sie mindestens zwei Jahre nachvollziehbar und auf Verlangen des Arbeitnehmers auskunftsfähig vorgehalten werden können.
5. Gesetzgebung beobachten: Der Abschluss des Verfahrens sollte laufend verfolgt werden, da sich insbesondere Übergangsfristen, Bußgeldhöhen und Delegationsregeln noch ändern können.

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Fazit

Die in der Praxis verbreitete Wahrnehmung, die Arbeitszeiterfassung sei "noch nicht Pflicht, weil das Gesetz fehlt", ist rechtlich unzutreffend. Die Pflicht besteht seit dem EuGH-Urteil C-55/18 (2019) und dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 (2022) unmittelbar über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Was fehlt, ist die im Arbeitszeitgesetz verankerte Konkretisierung von Form, Frist, Delegation, Ausnahmen und Sanktionen – hierzu liegt seit Juni 2026 ein neuer Referentenentwurf vor, dessen endgültige Verabschiedung nach dem bisherigen Verlauf realistisch nicht vor Ende 2027 zu erwarten ist. Arbeitgeber sollten die bestehende Pflicht daher schon heute erfüllen, statt auf das künftige Gesetz zu warten.

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Quellen

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO ./. Deutsche Bank SAE)
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
• § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, Stand April 2023
• Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, Stand Juni 2026
• Koalitionsvertrag "Verantwortung für Deutschland" von CDU, CSU und SPD, April 2025
• Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 4. November 2003 (Arbeitszeitrichtlinie)

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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information zum Stand der Gesetzgebung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung zu Ihrem konkreten Einzelfall wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.